关于档案资料数字化工作的思考.pdf

关 于 档 案 资 料 数 字 化 工 作 的 思 考 张静秋 （哈尔滨皮影木偶剧院 黑龙江 哈尔滨 ������） [摘 要]本文通过对档案资料数字化建设的必要性及 内容的分析，对档案资料数字化建设的发展提出了相应建议。 [关键词]档案；数字化；思考 随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机普 用，由单一库向系统库发展。 遍应用于各单位、各部门。局域网、互联网已成为信息交流最便捷、 三、对档案资料数字化建设的思考 快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到 自己需要的数字 档案数 字化建 设要运 用辩证思维，既不 能盲 目从新，脱离 实 化信息，电子商务、电子政务在短时间内产生并迅速普及，在政治、 际，也 不能墨 守成 规、固步 不前 ；既要 看数量 ，更要 讲质 量；既要 经济等多个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化 着眼于本身，也要关注 相关事物。档案数 字化建设是一项复杂的 档案。特别是区级国家综合档案馆的档案信息化建设、馆藏资源 系统工程 ，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分 建设，实现档案事业的基础工作。 析、研究。 一、档案资料数字化建设的必要性 1、加强领导，提高认识。加快档案数字化建设，要更新各级领 1、档案资料数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字 导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者 的现代化， 化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开 否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应 聘请专 门的 放，从档案的保管和利用职能向信息采集 、管理和服务职能转变， 档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有 档案干部的知识结 实现档案信息资源的合理配置、科学管理 、为社会提供高效、优质 构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建 的服务。 设的一个重要 内容，提高工作水平和工作效率。 2、档案资料数字化是形势发展的需求。当今，政府把数字化建 2、加大投入，配备管理软件。将纸质档案信息转化为数字化信 设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，我档 息，就 是为了让档案信息变 成流动的、有生命力的资源，要实现这 案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏 一点，必 须依靠网络，构建档案馆 内部局域网，并接入外部网或 者 是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息 互联网，是信息化建设得 以进行的必要基础。如果有足够的资金购 资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所 买充足的设备，就能按照 自身要求构建网络实体。有了网络没有相 以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更 应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法 运作。现在市场上 新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被 专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合 磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一 档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的 个亟待解决的课题，那就是电子 档案的收集、保管、保护和 利用手 扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度 段，解决这个 问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。 慢，不适合档案部门短期 内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适 3、档案资料数字化是社会的强烈需求。当今，人们的时间意识 应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级 的档案管理软件也 越来越强，领导做 出重大决策需要迅速、准确；各职能部 门工作查 价格不菲。因此，档案部门应根据 自己的实际情况，按照经济实用、 考要求快速及时；社会广大公众对档案信息