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第七章、书面沟通 书面沟通的重要性 信息表达更加准确 易保存，且不易“污染” 更加令人信服，有权威性 具有较强的规范性 经济性 商务写作的注意要点 积极 清晰 简洁 礼貌 消极的表达VS积极的表达 您没有告知您的信用卡号，因而我们无法按您的订单发货。 我们一旦接到您的信用卡号，就会马上按订单给您发货。 直到4月1号您才能在H停车场停车。 从4月1号起您就可以在H停车场停车了。 没有高级管理者的协助，这个问题将无法解决 在高级管理者的协助下，这个问题是可以解决的。 清晰 用词尽是准确 用“周五”而非“周末” 避免使用抽象词语 尽量使用短句、简单句 每段开关最好有一个主题句 正确使用语法、标点 简洁 避免赘词 用“因为”而非“由于某种原因” 杜绝重复 尽量使用单词不用短语，用短句不用长句 一个通告的比较 现在通知全体员工，有人在后面的停车场留下一辆灰色的新长安车，由于这样的事实及此车已在该处停留了几个星期并一直无人认领，我公司已和警方联系并已获得警方授权，如果我们把收入捐给慈善机构，就可以拍卖此车。如果有人原意并且能够参加拍卖会，请花些时间到后勤部讨论有关拍卖过程的最重要和基本的环节。 有人数月前在后面的停车场留下一辆灰色长安，由于无人认领，警方授权我公司拍卖，收入将捐给慈善机构，有意参与拍卖活动者请与我部联系。 礼貌 杜绝粗鲁的表达： 你应该，你必须，你不得不等 使用礼貌用语 英文商务信函的写作 Essential parts: Writer’s name and address Date Inside address Greeting or salutation Body of the letter Complimentary close Writer’s signature and job title or designation Use of greetings Dear sir Dear Mr. Johnson Dear James Miss Mrs. Ms. The layout of a business letter Optional parts Subject line Attention line Reference initials Enclosure File number Sender’s telephone extension 中文信函的异同 信内地址 称谓 与港澳台地区，应加上文言敬请：台鉴、台览、惠鉴、英鉴等 文字对齐方式 个人简历及求职信 内容：基本情况、教育背景、工作经验、个人性格及爱好、专长等 要求： 内容必须真实 目标一定明确 简单但要厚实 采用倒叙 不要写所有经验 不同公司内容不同 不必附加证书 避免简写 求职信的基本格式 （一）称呼 （二）开头 （三）正文 （四）结尾 （五）附件 （六）署名日期 不按常规出牌 有一天，一位报社的人事部主任收到了这样一封电子邮件：“报界前辈您好，求职者求职都会谈及身价待遇，但我认为这并不重要，您也不会对此感兴趣，您关心的是我的工作能力和我能为报社做的贡献，您愿意让一个中文系毕业生以不计报酬的方式为您工作一个月吗？给他一个机会的权力就在您的手中。”人事部主任被这种耳目一新的求职方式打动了，于是回复道：“为何不以常规的方式出牌？”求职者答：“一味模仿纵然不是死路一条，但却无法摆脱被动的劣势。条条大路通罗马，我以非常规方式出牌，您不也接了我的招吗？用人单位是锁，求职者千方百计想打开，按常规方式出牌的人能打开锁进到门里去，换一种方式就不能打开？我喜欢全新的方式。”人事部主任的胃口被吊起来了，怀着试试看的心理，他给了求职者一个展示自己的舞台。一个月后，报社正式聘用了求职者，并补发了当月的薪水。 问题诊断 下面是一封求职信，阅读后请回答下列问题： 用语是否得体？应怎么修改？ 结构上欠缺些什么？应怎么补上？哪些内容是多余的？请删去。 ××服装厂： 前天接到我的旧同学××的来信，说贵厂公开招聘生产管理员。我是××学校企业管理专业的毕业生，在校读书时，学习成绩优秀，爱好体育运动，是学校篮球队的成员。贵厂就设在我的家乡，我想，调回家乡工作正合我的心意，而且生产管理员的职务，也和我所学的专业对口。不知贵厂是否同意，请立即给我回信。 此致 敬礼！