办公室事务管理（第二版）（21世纪高职高专精品教材·现代秘书.ppt

二、档案的作用 （一）档案是组织机构进行工作的有效工具 （二）档案是经济建设的重要参考依据 （三）档案是政治活动的查考依据 （四）档案是科学研究的必要条件 三、档案的种类 （一）公务档案与私人档案 （二）历史档案与现行档案 （三）文书档案、科技档案与专门档案 四、存档的目的 存档，就是将失去现时效用但对日后工作具有参考价值的文件归存为档案，按一定的顺序排列并进行妥善保管，以备利用查考。 五、存储媒体 （一）纸媒体 （二）磁性媒体 （三）缩微图像媒体 （四）光盘媒体 第二节 档案管理程序 一、档案收集工作 （一）档案收集工作的意义 1．档案收集工作是档案工作的起点； 2．档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证； 3．档案收集工作是档案工作各环节的基础。 （二）立卷归档的文件范围 1．上级来文； 2．本单位形成的各种文件； 3．下级报送的文件； 4．相关文件。 （三）确定归档时间 1．管理文件； 2．科技文件； 3．会计文件； 4．人事文件。 （四）归档份数 归档份数是指企业文件归档的数量。总的来说，凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需要归档若干份。规定不宜过于笼统，也不能制定过于简单划一的标准。 （五）履行归档手续  （1）按移交清单向移交双方交代清楚。移交清单一式两份。 （2）确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。 （3）科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明，由归档人员编写。 二、档案装订工作 （一）整理归档文件 （二）修整归档文件 1．修裱破损文件； 2．复制字迹模糊或易退色的文件； 3．超大纸张折叠。 （三）装订归档文件 1．线装式； 2．变形材料； 3．粘接式。 三、档案整理工作 (一)档案整理工作的内容 1．系统排列和编制案卷目录 2．对整理不善的档案进行局部调整 3．全过程的档案整理工作 (二)档案整理工作的意义 1．档案整理工作是整个档案工作的基础 2．档案整理工作是发挥档案作用的前提条件 3．档案整理工作是检查档案收集工作质量的重要依据 （三）档案整理工作的原则和要求 1．整理档案必须保持文件之间的历史联系 （1）文件在来源方面的联系。 （2）文件在时间方面的联系。 （3）文件在内容方面的联系。 （4）文件在形式方面的联系。 2．整理档案应该充分利用原有的基础 （1）只要是经过整理而有规可循、有目可查的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可做适当的加工整理。 （2）必须进行整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中合理的部分应当吸取；对整理不当或者错误的部分，也要经过仔细分析，摸清情况之后再调整。 3．档案的整理必须便于保管和利用 四、档案分类工作 （一）分类的意义和要求 1．分类的意义 档案经过区分全宗以后，只有对全宗内档案进行科学的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。 2．分类的要求 （1）客观性。（2）逻辑性。（3）实用性。（4）思想性。 （二）分类方法 1．年度分类法； 2．组织机构分类法； 3．问题分类法。 （三）电子档案的分类 1． 按电子档案的信息存在形式分类 （1） 文本文件（text）。（2）数据文件（data）。（3）图形文件（graphic）。（4）图像文件（image）。（5）影像文件（video）。 (6)声音文件（audio）。 (7)命令文件（program）。 2．按电子档案的功能分类 （1）主文件。（2）支持性文件。（3）辅助性、工具性文件。 3．按电子档案的生成方式分类 五、档案鉴定工作 （一）档案鉴定工作的内容和意义 1．档案鉴定工作的内容 档案鉴定工作的这些具体内容，归纳起来主要有两个方面：一方面确定哪些档案应该保存，保存多长时间；另一方面确定哪些档案不予保存，可以进行销毁。 2．档案鉴定工作的意义 (1)便于发挥档案的作用。 (2)便于档案的安全保管。(3)便于应付突然事变。 （二）档案鉴定工作的基本观点和方法 1．全面的观点； 2．历史的观点； 3．发展的观点。 （三）档案鉴定工作的具体环节 1．全面分析档案价值 （1） 分析档案的内容。 （2） 分析档案的来源。 （3） 分析档案产生的时间。 （4） 分析档案的名称、稿本和外形特征。 （5） 分析档案的技术因素。 （6） 分析档案的功能因素。 （7） 分析档案的作者因素。 2．确定档案保管期限 六、档案保管工作 （一）档案库房管理 1．合理安排库房布局； 2．排列柜架。 （二）档案日常管理