公务人员应有的档案管理素养-桃园市政府.pptVIP

配合編訂檔案分類及保存年限區分表 參與編訂人員： 承辦人員應協助檔管人員編定 邀請上級機關 相關機關 專家學者參與編訂 判定檔案保存年限時，除須考量檔案保存價值外，還可依運作需要，分析檔案內容，判定檔案的適當保存年限 * 配合編訂檔案分類及保存年限區分表(續) 檔案保存年限區分表至少每10年應檢討一次 機關組織異動業務調整或新增業務，務必告知檔案管理人員，以配合修正檔案分類及保存年限區分表及檔案管理系統註記 * 配合編定檔案分類及保存年限區分表(續) 保存年限之區分： 永久檔案：涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫等 定期檔案： 30年 25年 20年 15年 10年 5年 3年 1年 屬於檔案管理局訂定的「機關共通性檔案保存年限基準表」所列者，不在此限 * 永久檔案 涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。 涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。 具有國家或機關重要行政稽憑價值者。 具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。 對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。 具有重要科技價值者。 具有重要歷史或社會文化保存價值者。 屬重大輿情之特殊個案者。 法令規定應永久保存者。 其他有關重要事項而具有永久保存價值者。 例：本機關中長程施政計畫、年度施政計畫、身分登記、本機關組織法規、員額配置、編制表等 * 註記分類號及保存年限 承辦人員簽辦文稿時，應就案件內容，依據檔案分類及保存年限區分表註記分類號及保存年限 檔案應分入專屬類目，如無專屬類目，應視檔案性質歸入較適當之類目 涉及二類目以上之檔案，應分入最重要且適切之類目或主要事由所屬類目 同一案卷之檔案，應分入同一類目 * 承辦人應配合事項（三） ─檔案銷毀作業 * 檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準、業務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。 機密檔案是否已解密；會計憑證、報告、帳簿與重要備查簿等，是否已依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀。 檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。 檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應於檔案銷毀目錄註記延長年限及理由。 　 配合審酌檔案銷毀目錄 * 配合審酌檔案銷毀目錄(續) Q：會辦之檔案銷毀目錄內有需續存之檔案應如何辦理？ A：於檔案銷毀目錄上就需續存之檔案，畫線刪除後於畫線處加蓋職名章，並於備註欄加註延長之保存年限及理由 * 承辦人應配合事項（四） ─機關檔案之借調與應用 * 機關檔案之借調－公務機關篇 機關內的借調： 填寫調案單 1.借調之案件為承辦主管業務時，其調案單須經單位主管核准。 2.借調之案件為非主管業務時，先經單位主管核章後，送會業務承辦單位主管同意，或經機關首長核准。 延長使用時間（借調期限1次為15天），須提出展期申請，展期次數以3次為限。仍須使用者，應先還卷，再重新申請借調。 借調人應善盡保管責任，不可遺失、轉借、轉抄、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更檔案內容。 * 機關間的借調： 借調機關應備函向業務主管機關提出調案申請 由業務承辦單位依來函簽請機關首長核准後，填妥調案單。 其餘作業方式與機關內借調同 機關檔案之借調－公務機關篇(續) * 機關檔案應用申請之准駁－民眾篇 各機關得拒絕申請之情形： 檔案內容涉及國家機密 檔案內容涉及犯罪資料 檔案內容涉及工商秘密 檔案內容涉及學識技能檢定及資格審查 檔案內容涉及人事及薪資資料 依法令或契約有保密之義務 有侵害公共利益或第三人正當權益之虞 * 機關檔案應用申請之准駁－民眾篇(續) 申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒 絕 經檔案主管機關之業務單位核准後，可以閱覽、抄錄或複製檔案，並以案件或案卷為單位 檔案以提供複製品為原則。若有使用原件必要時，應於申請時記載理由 若不合規定或資料不全，應通知申請人於7日內補正。申請人於7日內未補正，得駁回申請 機關對於申請案件之准駁，應自受理申請書之日起三十日內為准駁，並以書面通知申請人 * 承辦人應配合事項（五） ─承辦人職務移交或離職之檢視 * 職務移交或離職前應辦事項 機密檔案管理人員： 應將機密檔案列冊逐項點交機關首長指定之人員或檔案管理單位主管 調、離職承辦人員： 人事單位知會檔案管理單位（如設定檔案管理單位為辦理離職手續流程之一 ） 檔案管理單位應檢查其所辦理公文之歸檔情形： 對於辦畢未歸案件應催促歸檔 未辦畢案件，應請其單位主管辦理移文作業（指定接辦人員）