国立交通大学九十三学年度第三十四次处务会议议程-国立交通大学总务处.doc

會議記錄 會議名稱：95學年度第12次處務會議 時間：96.05.03上午9時 地點：圖書館八樓總務長室 主席：周中哲總務長 出席：戴淑欣、呂昆明、葉智萍、鄒永興(郭建雄代)、王旭斌、柯慶昆、林梅綉、劉富正(郭自強代) 記錄：許麗珍 壹、報告事項 一、主席報告：請各組每月提供推展業務成果照片及執行業務成果報導資料，以利總務處網頁活動照片更新及提供公共事務委員會刊登電子報，公告周知，讓校內師生更了解總務處各項業務的推動及成效。 二、前次會議決議事項執行進度報告： 96.3.30（95學年度第11次會議）決議事項與執行進度 決議事項 執行進度 【執行單位：文書組】 「新竹地區中等以上學校檔案應用研討會」請加強宣導，可設置海報、登刊總務電子報廣為週知。 檔案庫房機櫃請文書組另案購買 已執行。 有關檔案櫃已併同改善工程一併發包採購。 【執行單位：事務組】 有關「館舍指標系統設計」一案，請負責設計施同學上網收集美國著名大學有關館舍指標系統設計資料，作為設計的參考；另已設置的指標系統部份已褪色，請研議改進方法，定案後請排時間向總務長簡報。 校園植栽今年專項經費250萬元，請規劃未來施作項目、所需經費及未來3年校園景觀改善計畫向總務長簡報，另校園景觀改善前、後須拍照留存。 已執行。 。 已執行。 【執行單位：營繕組】 請營繕組將過去5年內各館舍維修的項目、經費加以統計，作為往後全校館舍維修分配的依據。 校園工程承包商廢棄物常未清理，造成外工班困擾，請營繕組承辦人員督促廠商確認作到廢棄物淸理工作。 「大學路機車C棚更新案」可請校內建築所兼課老師協助規劃設計，工程經費預控在200萬以內，設計費預控在10萬以內，4月請先找建築師溝通此案，規劃設計時週遭景觀亦應納入考量。 刻正整理資料，排定下週三與總務長討論。 已請同仁督促廠商辦理。 機車C棚改善案刻請建築所張所長協助規劃，刻正聯繫瞭解協助意願及排會討論。 【執行單位：出納組】 「學生學雜費查詢系統更新案」請詳列其更新前後的優缺點，準備完整的規劃案向總務長簡報。 請詳列出納組目前已委託計中開發的系統，其需求內容、開發進度、希望完成時程，據以與計中討論，請其協助儘快完成。「學生學雜費查詢系統更新案」亦請列入，徵詢其是否有承接開發意願，再決定是否採公開招標方式辦理。 本案已於96.04.19邀集廠商、本校計網中心同仁向總務長簡報，會議結論略為：本校計網中心同意支援「學雜費系統開發與維護」，出納組毋需委外辦理。 日前計網中心向本組表示自96.05.01起，即可正式派員協助系統開發維護事宜。 三、各組組長報告 文書組 有關本校檔案庫房修繕工程，已於5月1日開始動工。本工程包括電線移置、消防設備、安全監控、門禁設施及移動櫃購置…等，共約97萬1千元，預計約需三星期的工作天完成。 有關金檔獎申請案，經洽檔管局表示本案初評結果將於今年6月份出爐，該局將組成訪查小組，於7月份開始就各參選機關進行實地訪視工作。 有關製作檔案業務短片錄製進度，將於5月3日下午與數位內容製作中心進行第2次討論會。 有關辦理「新竹地區中等以上學校檔案應用研討會」已於4月9日順利完成。本次活動共計有52個學校、111位人員與會。本次活動舉辦得很成功，與會者反應很好。 本組約用助理員甄選案已於5月2日辦理面試完成。經總務長等6位面試委員與應試者面談結果，錄用名次依序為第一名翁翊甯、第二名林庭楨、第三名劉美陽、第四名林青瑩等。將簽請校長核定。 檢附「重要工作管制表」（詳附件一）。 決議：請提供「新竹地區中等以上學校檔案應用研討會」活動照片，刊登於總務處網頁。餘備查。 事務組 為利博愛校區師生需要，光復博愛校區交通車時刻表，自96上午新增一班次如下：光復08：20 博愛08：4096年承辦採購案件共計件，說明如下：10萬元以下購案之審核蓋章計件（含電子下訂件）。10萬元-100萬元購案初審、通知、議比價及記錄；請款、結匯、開狀及保險；教育免稅及報關提貨；驗收、轉正結案等手續等計件（含電子下訂件）。100萬元以上購案之文件審核（含招標文件、上網公告、開標記錄、決標公告及通知）、合約製作及審定、訂約、請款、結匯、開狀及保險；教育免稅及報關提貨；驗收、轉正及結案等手續計件（含電子下訂件）。有關：交通大學及清華大學圖書館自動化系統軟硬體建置案有關2007年戲劇公演』、學聯會『2007校慶系列活動』及學聯會『公民發展系列活動』，其申請表及活動企劃書(含相關資料)分別為附件三（詳P.10~P.29）、附件四（詳P.30~P.40）、附件五（詳P.41~P.49）。 請申請單位口頭簡報5分鐘。 95學年度第2學期「校園快樂活動」補助申請審查表如附件六（詳P.50）。 擬　辦：擬依決議事項、循序奉核後辦理。 決　議： 辦理「校園