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Page * 三：审查中的审核工作方法和技巧 首次会议 审核实施 审查过程问题点总结 与相关部门确认问题点 审查问题点内部讨论 审查后问题点跟进 末次会议 内审工作流程 开出不符合项报告 不符合项的分类 审核工作告一段落时，内审小组应寻找一独立空间，讨论与沟通内审结果， 并针对每一个不合格事项填写一张不合格报告。 有些公司会将不合格事项，依其情节轻重再区分为以下三类： 按性质分类 严重不合格 下列情形属严重不合格： 1.有依据证明质量、有害物质过程管理、环境、职业健康与安全管理体系 存在或发生全面的失效，无法符合标准的要求。 2.一项条款要求中发现多处细部不合格或在所有部门都未实施。 3. 不合格可能导致交付不合格品，或导致产品无法符合原有用途；不合格 会造成重大质量、环境事故。 4.不合格可能导致质量/环境体系失败，或降低控制过程或产品的能力。 5.一个部门所有的条款要求都未得到实施。 一般不合格 1.孤立的人为错误； 2. 文件偶尔未被遵守，造成的后果不太严重； 3.对系统不会产生重要影响的不合格等； 建议观察事项 当下列情形出现时，则列为建议观察项： 1.内审员怀疑但缺乏客观证据时。 2.适当修正可使体系更顺畅时。 严格说来，建议观察事项并非不合格，故事后是否需进行纠正并非一定，完全视被审核部门的态度而定。 体系：环境质量体系上有缺陷或者不完善 流程类：流程不完善，有错误 规范：管理制度不完善或者有缺失； 工艺文件：作业指导书及检验基准不正确 执行力：有规定没有按照规定执行 说明：有的问题既有执行力的问题也有规范不明确的问题，则两项都记录 按照内容分类 Page * 三：审查中的审核工作方法和技巧 首次会议 审核实施 审查过程问题点总结 与相关部门确认问题点 审查问题点内部讨论 审查后问题点跟进 末次会议 内审工作流程 开出不符合项报告 不合格事实描述要点 准确地描述观察到的事实，包括时间、地点、人物（用职务或职称）、何种情况。使其有可重查性和可追溯性 力求简明精炼，抓住核心的不合格加以概括提炼，无关的、多余的话不要写 对统计数据要有分析和归纳，不要遗漏任何有益信息 观点、结论要从描述中自然流露，不要光写结论不写事实，并尽可能使用行业/公司术语 不合格报告的制作要求 ① 对现场审核中得到的观察结果进行评审确定的不合格； ② 经受审核方领导确认； ③ 审核组用文字描述不合格内容； ④ 以正式文件方式提交给受审核方。 外审不符合报告 内审不符合报告 Page * 三：审查中的审核工作方法和技巧 首次会议 审核实施 审查过程问题点总结 与相关部门确认问题点 审查问题点内部讨论 审查后问题点跟进 末次会议 内审工作流程 开出不符合项报告 总结会议 内审报告完成后，内审组长即可要求被审核部门主管进入，共同召开总结会议，总结会议的内容如下： ⑴ 致感谢词：由内审组长感谢被审核单位的合作。 ⑵ 内审组长重述本次审核范围。 ⑶ 内审组长强调此次审核是以抽检方式进行，目前未检查到的不合格，并不代表不合格不存在。 ⑷ 内审组长对审核所观察到的优点予以口头勉励。 ⑸ 内审员依序报告不合格事项的客观证据。 ⑹ 被审核部门主管致谢词，并询问所属是否有任何问题内审人员予以解释，若无则可宣布散会。 Page * 四、审查问题点跟进改善的工作方法和技巧 四：审查问题点跟进改善的工作方法和技巧 Y 审查问题点整理后发出 审查问题点回复跟进 是否按时回复？ 对策是否有效？ N 问题点关闭，审查报告制作 Y N 问题点退回，必要时升级处理 要点： 1.审查问题点必须经过相关部门陪审人员或者部门长签字确认，包括问题点的严重程度确认； 2.审查问题点上必须注明最晚回复时间； 3.审查问题跟进管理表随着审查问题点管理表一起发出，审查问题跟进管理表在邮件中直接体现； 4.跟进问题点的语气？ 要点： 1.问题点跟进时间点的掌握；--中间提醒 2. 对于不合格回复的处理？ 3.当问题点不能及时回复时的升级处理？ 4. 问题点回复的有效性确认？ 要点： 1.问题点对策的执行情况？--再次审查 2.如何进行再次审查？ 1.审查问题点跟进总流程 对问题点对策的执行进行审查 四：审查问题点跟进改善的工作方法和技巧 2.审查问题点的发出管理 管理要点： 1.审核员在审查时，需及时将审查中发现的问题点给到相关部门陪审员或者部门长进行签字确认； 2.审核员在审查时，要如实记录审查的点数（包括陪审过程） 3.审核组长在将问题进行回收检查后，再将问题点汇总后发出，并操送给各中心总经理； 4.审核组长在发出审核问题点时，必须注明需要回复的时间； 5.审核组长在将问题点发出时，必须在邮件中附加《审