电子文件的定义电子档案与纸质档案的数字化加工-日照档案局.PPT

二、纸质档案的数字化加工技术 （二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点 电子档案与纸质档案的数字化加工 灰度模式 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用 灰度模式扫描。 二、纸质档案的数字化加工技术 （二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点 电子档案与纸质档案的数字化加工 彩色模式 页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。 二、纸质档案的数字化加工技术 （二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点 电子档案与纸质档案的数字化加工 分辨率的选择以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 分辨率越大图像越清晰，但是图像文件的体积就越大，对应用服务器性能和存储设备空间要求就越高 建议文件大于300dpi 照片大于600dpi 二、纸质档案的数字化加工技术 （二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点 电子档案与纸质档案的数字化加工 5、扫描图像格式的确定 采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF （G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用 JPEG 格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。 二、纸质档案的数字化加工技术 （二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点 电子档案与纸质档案的数字化加工 6、扫描图像的处理 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。 纠偏 去污 图像拼接 裁边处理 二、纸质档案的数字化加工技术 （二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点 电子档案与纸质档案的数字化加工 7、数据挂接 合成 目录 批量挂接 二、纸质档案的数字化加工技术 （二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点 电子档案与纸质档案的数字化加工 8、数据备份 光盘 硬盘 存储阵列 建立异质多套备份的思想 小心翼翼 三、数字文档集约管理系统操作 （一）市档案局数字档案馆建设基本情况 电子档案与纸质档案的数字化加工 2007年经过国家档案局验收正式启用，主要作用是集中管理全市数字档案资源，并对市直机关单位、社会群众分别提供档案管理利用、档案查询、档案公布等服务。根据工作需要，我们建有内部网、政务网、互联网三个网络平台，其中内部网主要管理档案馆内部数字档案资源，政务网络平台可以实现与市直、区县及乡镇部门互联互通，各部门可以通过政务网，利用档案集约管理系统，对单位档案进行管理，档案数据在线保存到市档案馆服务器上。 三、数字文档集约管理系统操作 （二）数字文档集约化管理系统基本情况 电子档案与纸质档案的数字化加工 数字文档集约化管理系统，是市档案局开发的一套免费提供给市直、区县及乡镇各部门使用的在线式档案管理系统。 数字文档集约化管理系统的主要运作形式： 由档案局投资购买服务器和数据存储备份设备、开发档案管理软件，并提供给符合条件的单位一个管理账号。各机关单位通过政务网登录该系统，对本单位档案进行目录著录、原文挂接、检索查询等档案管理业务，有关档案数据即时保存到市档案馆服务器上。 三、数字文档集约管理系统操作 （二）数字文档集约化管理系统基本情况 电子档案与纸质档案的数字化加工 数字文档集约化管理系统的三大优点： 一是各单位省心，不用花钱买软件，也不用担心以后的维护，只要能上政务网就可以使用该系统，系统的维护全部由档案局承担；档案员做的只是进行档案数据的录入； 二是档案员省心，对各位档案员来讲，首先是数据录入后不用担心单位因为电脑坏了而导致数据会丢失，因为你录入的数据是保存在市档案馆服务器上的，服务器上的数据目前基本做到每天备份，这样不管你单位的机器出现软、硬件故障，都不影响数据安全；其次不会因为档案员个人工作调整、更换电脑而出现找不到原来的电子档案目录、或者数据丢失的问题；第三档案检索、查找会更加快捷方便，可以实现目录、全文检索，有效提高各位档案员的工作效率。 三是档案馆省心，通过统一的平台录入数据，我们可以及时在线查看各单位年度归档文件是不是齐全完整，目录格式也得到了规范。 三、数字文档集约管理系统操作 （二）数字文档集约化管理系统基本情况 电子档案与纸质档案的数字化加工 哪些单位可以使用、或者说比较适合使用这套软件： 一是能接入政务专网， 二是每年归档的涉密文件不太多的单位，原则上都可以使用。 三、数字文档集约管理系统操作 （三）软件应用要求及常见问题 电子档案与纸质档案的数字化加工 1、系统硬件配置要求： 有一台接通政务网的计算机；IP:15.11.39.134 计算机推荐配置：满足4G内存，酷睿i5，19英寸或以上显示器的计算机均可；分辨率1024*768及以上 有条件可配备扫描仪。精益A300、A380或虹