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文件类别
上海柳工鸿得利重工股份有限公司
客户考察接待流程
文件编号
HD机密文件
页 次
PAGE III/ NUMPAGES 17
编制: 营销管理中心
审核:
批准:
日期: 2010年03月
为规范客户来司考察接待工作,充分展示良好的企业形象,提升客户接待水平和客户对公司的认知度,确保接待工作的有礼、有节、有效,特制定本流程。
一、申请/审批流程
1、流程
确认客户考察意向 → 提交客户接待申请 → 分公司经理核准 → 综合管理部按接待流程标准审核 → 营销中心分管领导审批 → 书面批复送至分公司和营销管理部接待专干 → 接待实施
2、说明与要求
客户来公司考察前2天以上,申请人(营销代表)必须填写《客户考察申请表》,填表内容须真实、仔细、完整(详见表1)。
《客户考察申请表》由区域经理核准后发送至公司综合管理部,由管理部和分管领导按管理权限审批后实施。
接待的具体实施由营销中心统一安排。原则上,对未预先申请或填写《客户考察申请表》的情况营销管理部可不予以安排。
二、接待流程
确认客户级别及需求 → 办理票务 → 预定宾馆 → 安排接待人员及车辆 → 事先再次确认 → 布置接待环境 → 机场(车站)接客户 → 安排住宿休息 → 公司功能区介绍 →致欢迎词→ 公司介绍(宣传片+产品介绍)→ 参观车间 → 领导会见 → 合影留念 →赠送礼品 →商务洽谈 → 餐饮娱乐安排 → 旅游安排 → 预定返程票务 → 宾馆结账 → 送客户至机场(车站)
区域提交客户考察申请表开始综合管理部审核区域审核
区域提交客户
考察申请表
开始
综合管理部审核
区域审核
致欢迎辞/观看公司宣传片/产品性能讲解考察接待确认客户考察到达时间确认考察客户级别、人数等需求审核意见回复中心分管领导审核
致欢迎辞/观看公司宣传片/产品性能讲解
考察接待
确认客户考察到达时间
确认考察客户级别、人数等需求
审核意见
回复
中心分管
领导审核
办理票务(如需要)宾馆预定(如需要)
办理票务
(如需要)
宾馆预定
(如需要)
申请接待车辆
申请接待车辆
(如需要)
欢迎牌/接待室相关工作准备(含水果)(含水果等)
欢迎牌/接待室相关工作准备(含水果)
(含水果等)
接站/接机(如需要)
接站/接机
(如需要)
陪同车间参观 /产品演示
陪同车间参观 /产品演示
领导参与商务洽谈合影留念/礼品赠送
领导参与
商务洽谈
合影留念
/礼品赠送
宴请客户
娱乐/旅游活动
客户返程
车辆安排
送站/机(如需要)客户考察
送站/机
(如需要)
客户考察
o费用核算
考察效果评估及结果分析
结束
结束
三、各接待环节说明与要求
1、确认客户级别及需求
接待专干在接到《客户考察申请表》后,就表中的一些关键信息与申请人沟通,包括客户单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等,然后根据客户重要程度按公司接待标准安排相应的接待。
责任人员:接待专干、营销经理(或分公司经理)、相关领导u
办理票务
接待专干根据与申请人的沟通结果,办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主,时间不宜过早或过晚。
责任人员:接待专干、申请人(营销经理或分公司经理)
3、预定宾馆
接待专干根据客户的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆(详见表2)
(由我司制作50个温馨台卡,内容:上海鸿得利重工欢迎您、祝您身体健康!存放各协议酒店 ,由酒店服务员代为摆放在我司预定房内,退房即收回保管以备下次再用)
对于特殊要求的客户应事先了解,妥善合理安排。
责任人员:接待专干
安排接待人员及车辆
接待专干开具《车辆使用申请单》,仔细填写相关内容,交至车队以安排车辆。
接待专干同时协调好客户考察当日所需的接待人员—产品推介员、相关领导等。
根据不同级别安排不同的车辆进行接送,具体情况请见表2
责任人员:接待专干、车队
事先再次确认
客户出发前一天,与申请人或客户再次确认,包括出发时间、飞机航班或火车班次、客户姓名,联系方式和人数等信息。
与车队确认接客户的司机安排是否落实。
与产品推介员、设备演示员、相关领导确认。
与预定的宾馆再次确认客人入住房间。
责任人员:接待专干、申请人(营销经理或分公司经理)、车队
6、布置接待环境 接待室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等,还应适当点缀一些花卉盆景、字画,还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。在公司门厅大屏幕上打上欢迎词。
责任人员:接待专干
7、机场(车站)接客户
根据接待专干事先确认的信息,按预计时间通知车队司机接客户,接客户司机与接待人员要求服装仪表整洁,礼貌热情,还需事先准备迎宾牌,写上
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