茂名石化工程项目竣工电子档案归档的一般要求.doc

附件4： 茂名石化工程项目竣工电子档案归档的一般要求 目的 为了适应公司数字档案馆系统快速采集数据的需要,规范工程项目归档光盘的存储,特制定本规定。 适用范围 本规定适用公司所有工程项目电子档案的归档。 载体规范及电子文件存储格式要求。 存储载体要求：使用不可擦除型光盘即只读型光盘CD-ROM或者只读光盘DVD-ROM ，统一使用12厘米直径单面碟片。 电子文件存储格式要求： 扫描图像。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。音频电子文件以WAV、MP3为视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI文字型电子文件以XML、RTF、TXT专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，转换，则连同专用软件一并。采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工纸质档案数字化技术规范DA/T 31—2005）”要求，主要指标规定如下： 页面为黑白两色字迹清晰、不带插图的，采用黑白二值模式进行扫描页面为黑白两色字迹清晰度差或带有插图，采用灰度模式扫描页面中有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的，采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率200dpi进行扫描，个别文字偏小、密集、清晰度较差。扫描后的图像清晰、完整”(见附表1)和“XX项目”文件夹；第二级，交工技术文件四大卷及监理文件文件夹，放在“XX项目”文件夹中，包括：综合卷、工程施工卷、质量证明卷、竣工图卷和监理五个文件夹,在制作光盘时,只保留有内容的文件夹；第三级，“案卷目录.xls”和案卷文件夹，案卷与纸质载体相对应，一个实体案卷制作一个文件夹，案卷文件夹命名由“第”+案卷目录中的序号+“卷”组成，即：第1卷，第2卷…;案卷序号使用连续的1，2，3…阿拉伯数字，中间不能断号；第四级，“卷内目录.xls”和电子文件，放在所属的案卷文件夹中。 机读目录：机读目录包括案卷目录（见附表2）和卷内目录（见附表3），统一使用EXCEL表文件格式存储。案卷目录存储在四大卷文件夹下，与案卷文件夹并列；卷内目录存储在每一个案卷文件夹下，与电子文件并列。案卷目录和卷内目录中各单元格内容超长不能显示时，使用execl表自动换行功能，不允许使用“ALT键+ENTER键”手动分行。一个案卷只能包含一个卷内目录，不管卷内目录多少页，卷内目录内容都存放在同一张execl表上。 电子文件命名：电子文件名由“卷内序号”+“-”+“文件页次”组成，如1-2，1表示卷内序号为1，2表示卷内序号1文件中的第二页。 电子文件移交 归档电子文件的鉴定与检查（见附表4），移交、接收单位根据附表4的内容对移交光盘和电子文件进行检查，把检查内容和结果填入表中。 光盘盒的要求：光盘盒使用142×126×10mm白色、透明、方形的硬塑料外包装单片CD盒附 则本规定由责解释。本规定自公布之日起执行。1997年8月19日发布施行）归档电子文件移交、接收检验登记表 本制度由中国石化股份有限公司茂名分公司信息中心提出并归口。 本制度起草部门：中国石化股份有限公司茂名分公司信息中心。 本制度解释权归中国石化股份有限公司茂名分公司信息中心。 本制度起草人: 凌贵峰。 本制度自下文之日起执行。  附表1: 归档光盘登记表 档 号： 文 件 特 征 形成部门 光盘题名 载体类型 光盘编号 A： B： （ ）张／套 载体内文件数 完成日期 设 备 环 境 特 征 硬件环境（主机类型、网络情况等） 软件环境（类型、版本） 操作系统 数据库系统 应用软件处理平台（文字图形处理工具、浏览器、压缩或解密软件等） 文 件 纪 录 特 征 记录格式(文字、图像、多媒体等) 文字格式 图像格式 音频格式 视频格式 其 它 文 件 送 交 送交部门 （公章） 刻录人 送交人 审核人 送交日期 注：此表打印出纸质表格一式二份作为移交凭证，同时制作成电子表格同电子文件一同刻入光盘. 附表2: 机读目录一 案 卷 目 录 序号 编制单位 编制日期 案卷题名 总页数 文字 图纸 电子文件页数 备注