高职院校毕业生档案转递、查询存在问题和对策探究.docVIP

高职院校毕业生档案转递、查询存在问题和对策探究 　　摘要：高职院校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是毕业生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，也是毕业生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据和重要凭证，有着难以替代的作用。随着人才流动政策的放宽，人才流动的数量的增加，越来越多的高职院校毕业生对人事档案的内容、功能、管理、转递等问题认识不清，致使档案管理工作出现了一些需要去认真解决的问题。 关键词：高职院校；毕业生；档案管理 一 高职院校毕业生档案转递和查询现状 1.高职院校档案管理人员对毕业生档案转递和查询工作缺泛重视。首先，在高职院校管理的模式下，教师和管理人员都把学生的教学、管理、教育工作作为一项主要任务来抓，而对于学生档案管理工作却十分不重视，特别是对学生档案的最后一个环节，即毕业生档案转递和查询工作的观念就更为淡薄；其次，高职院校学生档案管理人员的重视程度不够，责任心不强，认为毕业生档案管理工作是一项辅助性工作，工作质量好坏对学生整体教学质量高低不会产生很大的影响，学生在毕业以后，只需要把他们的档案转递出去。 2.高职院校学生档案管理人员素质参差不齐及岗位变动较快。在高职院校学生档案管理工作中，普遍认为学生档案管理工作只是一项服务性工作，档案管理人员虽然作为学校教学服务中的重要组成部分，但是其队伍建设却一直没有得到应有的重视。大多数高职院校中都没有配备专门档案管理人员，即使有的高职院校已经配备了相关专门管理人员，但是人员没有进行相关培训，缺乏档案管理专业水平，而且岗位变动较快，特别在近几年扩招的情况下，档案管理人员的数量远远不能满足学校档案管理需求。 3.高职院校对毕业生档案管理的宣传力度不大。高职院校的大部分学生都不知道自己在毕业以后，档案要进行转交，甚至认为自己转不转档案和自己工作没有多大关系，在其签约协议上的档案转交单位和地址，学生也没有给予应用的关注。大多数的高职院校学生都不知道自己档案的具体用途和查询的方式，只有一部分学生明白自己在毕业以后，需要将自己的档案转出，转交到单位或者人才交流中心。 4.高职院校毕业生转交和查询管理不规范。在目前高职院校的档案管理工作中，还缺乏毕业生档案管理的相关规章制度，导致各个高职院校学生档案管理体制的不一致，学生档案管理工作就成为高职院校的某个行政部门的附属品，给高职院校毕业生学生档案转交和查询带来一定的困难；其次，在高职院校毕业生档案转交过程中，还没有一个统一的标准，造成毕业生档案转交过程极为不规范，存在较大的随意性。在高职院校毕业生档案转交过程中，有的是采取学校汇总寄出，有的是由学生自己带走，有的是档案管理部门没有档案邮寄权利，而给另外一个部门去邮寄，在学校档案寄出的时候，其选择途径也不尽一致，有的学校是采用机要传递，有的学校采取特快专递，有的学校是采用挂号信寄出。 5.高职院校毕业生档案转交和查询方式较为落后。目前，在高校毕业生档案转交和查询的管理方式还较为落后，大多数是采用手工填写的方式，例如档案转交等级和档案转交传单都是通过手写区完成的，档案查询也是通过查询快递存根和回执单，查询耗力也费时，如果遇到毕业离校已经有二十多年的学生查找档案转交存根的话就更加困难了，容易给管理人员带来较大的工作量。因此，较为陈旧的档案转交和查询方式，不仅消耗了大量的人力物力和财力，而且也导致档案资源难以得到有效利用。 二 解决存在问题的对策研究 综上所述，目前高职院校毕业生档案管理工作已经跟不上市场经济发展的步伐，作为政府人事行政部门的人才服务机构，应认真研究高职院校毕业生人事档案管理中存在的问题，深刻分析产生问题的根本原因，及时找到解决问题的对策。 1.加强毕业生档案意识教育，切实做好毕业生档案转递的基础工作。高职院校档案工作者在就业指导课以及平时的日常管理工作中，加大教育宣传的力度，不断强化毕业生的档案意识，让毕业生认识档案、走近档案。高职院校要有计划地开设相关的选修课程，或举办短期培训班、讲座等，让学生获得档案重要性的知识和信息。要让毕业生明确哪些档案材料入了人事档案袋，明白一旦失去人事档案，很多以档案为依据的个人证明等手续就会受阻。 2.认真做好毕业生档案转递工作。在毕业生与用人单位签订就业协议书后，档案要随人走的工作原则，以及毕业生派遣的去向，学校应安排专职人员通过机要方式尽早为毕业生办理档案转递手续，做到毕业生档案转递工作的快、准、齐。 3.及时查询毕业生档案接收情况。在毕业生离校前，应通过多种途径给学生培养关注档案动态流向的思维模式，同时明确档案的去向与报到证派遣的关系，知道报到证派遣到哪里，人事档案将由学校转往何处，并且通过学校就业信息网可以及时查询到人事档案的目的地。