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电大远程教育档案工作对策探究 　　摘 要：电大是最有中国特色的大学，是以系统为依托的办学管理模式。立足电大档案工作自身现状，结合目前电大档案工作问题及不足，着眼未来发展规划，探讨档案工作今后发展思路。 关键词：电大远程教育；档案；工作 中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2013）14-0145-02 1 电大远程开放教育办学特点、规模及效益 电大的办学宗旨是四个面向：面向基层、面向行业、面向农村，面向边远地区和民族地区。（1）电大办学的特殊性与普通高校是有着巨大差异。在新世纪，国家开始强调社会建设、终身学习型社会建设，电大也从传统办学模式变革为现代远程开放教育，开放教育的本质是人人享有终身接受教育的权利。有数据显示，2003年全国电大在校生总数达到了230多万人，占全国高校在校生总数的12%，学生总数位居世界开放大学之首，据2009年统计，在全国现代远程教育的学生规模中，电大的规模是“三分天下有其二”，在2004年对电大开放教育万名毕业生进行的调查中显示，电大毕业生得到了社会的普遍认可。社会用人单位认为电大毕业生通过学习增强了职业素质和综合素质，提高了专业技能和解决问题的能力，毕业生的自我评价中：提高了自身知识水平，独立工作能力及自学能力，取得了较好的工作业绩，获得了发展机会。（2）以上表明电大远程教育所取得的成绩有目共睹。 2 电大系统档案工作人员现状 电大从事远程开放教育至今已有14年，以湖北电大为例：从1999年招生总数1740人至2008年招生总数17373人，2010年招生总数18235人，2012年招生人数14074人，至2013年招生人数累计13万余人。招生规模在全国电大排名中，湖北电大排在前三分之一的位置，应该来说湖北电大系统招生规模还是可观。但是，这样一个招生规模及众多毕业学生，而从事档案工作人员中专职档案员2名，兼职档案员1名。从分布在全省的黄冈、襄阳、十堰、孝感、咸宁、黄石、随州、黄石、潜江等九家市级电大从事开放教育档案人员情况看，九家单位中没一家单位有档案专业学历毕业的，从事专职档案员每家单位仅1人，兼职档案员有个别单位1人都没有，而且从事档案工作人员全都是女性，年龄层次上约在37岁至50岁左右。以上数据表明，整个湖北电大系统档案人员现状：年龄层次偏大，女性比重太大，档案专业复合型人才没有，专职、兼职档案员太少。 3 档案工作呈现的问题与不足 在2006年电大系统总结性评估中，对整改工作的突出进展中第8条，明确提出“要重视评估档案材料的收集分类归档立卷工作”，虽然在论证材料的整理方面较前有进步，但提供的教学过程的原始记录材料不完整、不规范、不系统。少数分校教学过程的原始档案资料空乏，充分反映整个电大系统档案工作忧虑和严峻形势。 3.1 思想观念存在偏差 在电大发展过程中，大部分人甚至个别领导始终认为招生才是第一重要，从而产生经济效益摆在首位，而忽视了档案工作的重要性，档案工作也是学校各项工作成绩的真实记录。档案是学校评估教学工作水平必要的参考材料，同时也是各项工作的积累与规范教学管理、服务教学研究与教育决策的工作的重要依据。 3.2 软硬件环境薄弱 首先人员经费存在严重不足。以湖北电大为例：开放教育在校生规模已达到13万余人，截止2013年春毕业学生129414人，而专职档案人员配备仅2名，兼职档案员1名，学籍档案员无1人。硬件条件也无法跟上，尤其是没有像样的档案室和档案柜，条件简陋，缺乏档案保管设备，存放档案材料的空间有限，很多材料因为没有按时整理归档、丢进柜子而随意存放，极不利于档案材料的保存，阻碍档案查找、开发利用等功能的发挥。从省级电大到市级电大档案管理工作的硬件与软件不容乐观，都存在相似的问题，人员配备不足，缺少经费，档案管理意识淡薄。 3.3 缺乏过硬专业水平，档案管理水平较低 电大开放教育已经进行了14年之久，其规模、质量和效益有目共睹，而电大教务档案管理队伍缺乏必要的档案管理知识，管理水平较低，缺少既懂档案专业知识又懂计算机方面的人才，档案管理还主要停留在传统的纸质档案管理方式，未深入研究电子档案的开发、安全保护、安全利用等。 3.4 档案管理队伍建设重视程度不够，缺乏对档案管理人员培训力度 据调查，开放教育各类培训、会议都会定期召开，而从未有过对系统档案工作人员的学习及培训。传统观念认为档案管理员都由年龄偏大的同志担任此项工作，且对文化水平要求不高，造成档案工作人员的工作积极性不高，整个电大系统档案管理队伍、管理水平跟不上，又缺少对档案人员的专业知识培训。俗话说：“活到老学到老”，也是当今社会提倡的树立终身学习理念，尤其是档案工作者需要不断