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信息化环境下工程档案管理新模式 　　摘要：传统的档案管理模式愈来愈不适应信息时代发展的步伐，弊端多多，不断革新档案工作人员的思想观念、转变服务方式和服务内容是档案工作的根本出路。本文依托工程项目管理理论，试图构建一种工程档案管理和工程项目管理同步进行、相互支持、相互促进的新型管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标。 关键词：项目管理工程档案管理系统构建 文件、档案是记录工程项目开始、发展、结束的原始信息，是保证工程施工质量的重要依据，是推动工程建设业务流程发展的驱动器。 一、基于项目管理的工程档案管理模式 以工程项目管理的理念和原则为指导，以全过程管理理论、系统耦合和业务流程原理[1]为依据，将工程项目建设的程序与工程档案管理密切结合，构建一种工程档案管理和工程项目管理同步进行、相互支持、相互促进的新型管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标。 （一）工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行 实践证明，将工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行是保证工程档案质量的最佳途径，这也正是工程档案收集归档的基本要求。在一项工程各业务活动开始前，档案人员就要主动了解会产生哪些文件，制定工程项目管理流程图，以此来把握工程档案收集管理的关键阶段和薄弱环节；同时依据工程项目的进度计划，编制工程档案收集的计划，建立工程文件和建设项目实体之间紧密的联系，做好日常文件、档案收集的积累工作。在工程文件形成后，形成者要及时、认真归档，为工程档案的完整性、准确性、成套性奠定基础，从而为后续工作做好必要的准备。 （二）利用工程文件流控制和规范工程项目建设业务流程 工程档案是工程项目整个生命过程的详细记录，是工程项目成果的重要展示形式，也是工作人员成果的重要展示形式，工程档案的管理也是工程项目管理的重要内容，不同的项目建设阶段分别对应着不同的档案材料，《建设工程质量管理条例》明确要求对每个阶段产生的工程文件要进行科学的管理。在整个项目管理过程中，工程档案员要努力扮演好监察员的角色，每一批建设结束后，如果没有原始的工程记录或者不合乎标准，严禁进入工程建设的下一个阶段；如果没有合格的竣工验收文件，坚决不予验收；要求将工程文件归档的要求和标准写入合同，坚持依法治档，使工程文件成为规范工程项目建设业务流程、提高企业运作效益的驱动器。 （二）充分挖掘工程档案的价值，为工程项目建设献计献策 及时有效地挖掘工程档案的价值，为工程建设项目献计献策，既实现了工程档案的价值，同时又实现了工程档案管理工作的目标和价值。首先工程档案工作人员要身先士卒地通过自下而上、自上而下的方式，加大宣传“人人都是工程兼职档案员”的理念，建立工程项目管理人员全员参与的网络系统，为工程档案的收集和管理赢得最为基础的保证；同时，档案工作人员不能自我边缘地守在清冷的文件办公室或者档案柜前，要变被动为主动，在科学地对工程文件进行组织、控制的同时，积极深度挖掘工程档案信息，开发各种信息产品，从文件、档案实体的控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，将静态的档案激活，让“死”档案变成“活”信息，让工程档案成为启发思维的法宝，这样一方面为企业节约了成本、提高了工作效率，完善和提高了企业业务管理水平，方可引起各方领导对档案工作的重视和支持，从而迎来档案工作的春天。 二、基于项目管理的工程档案管理系统的建构 （一）系统结构 以工程档案管理系统为核心，各参建单位的项目管理系统通过接口围绕其而建立，如图1所示。依托项目管理相关管理技术、工具和方法，将工程档案管理与工程项目管理通过项目建设程序紧密结合起来，建立工程项目管理与工程档案管理合二为一的管理系统，在做好权限工作保障各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，实现各参建单位的工程档案数据与核心服务器相连，使两者之间同步进行、相互支持、相互促进、相互完善。 这一系统是网络拓扑结构，使各参建单位的项目管理系统与核心服务器之间相互连接起来。核心服务器是集网络应用资源的获取、授权、分配、构建、共享为一体的协同与集成平台，它的管理权限属于工程档案管理人员，该平台可以实现如下功能： 1.数据集成和资源的协同。在工程项目建设的过程中，各参建单位可能各自运行着不同的管理系统，且运行在不同的系统平台上，有些系统由于当时技术条件的限制和安全性的考虑，可能系统运行在独立的局域网中，这种不同平台、不同网络之间的数据资源共享和交换的问题，可以借助于异构数据网关和公共数据网关来解决。另外，对于不同来源、格式、特点性质的数据，可以根据不同用户的需求和权限，在逻辑上或物理上有机地进行集中，通过整合和共享内外部信息资源，实现各类信息资源的无缝连接，使得数据在各系