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关于实施建档案动态管理方式[摘要]本文阐述了“档案工程”的概念、内容，分析了“档案工程”管理与传统方式管理的主要区别，论述了“档案工程”管理在现实工作中的多方面作用。 [关键词]城建档案 档案工程管理方式 中图分类号： G271文献标识码： A 文章编号： 一、“档案工程”管理方式和基本内容 “档案工程”管理方式是我们在从事城建档案多年实践过程中，通过不断总结而产生的一种管理方式。在城建档案管理工作中，由于我们对档案接收的时间不同，档案分类管理的不同，在城建规划、建设、管理等部门利用档案时，为了一条街(路)，一个建设小区项目全部所需档案的查找，往往要花费很长时问，有时还满足不了利用者的需求，还有很多档案、很多数据不能综合利用，这是由于我们按每项工程为一个保管单位的管理方式所造成。而通过实现“档案工程”式的管理，这种矛盾就会迎刃而解，档案的综合性利用效能将极大的加强，档案管理方式更加实用，反应的内容更加生动。 1、“档案工程”的概念 “档案工程”不是人们常说的建筑工程档案，而是在实现对档案动态管理工作中若干个工程的档案重新组成的一个集合体。它是将若干工程项目的档案根据不同工作需要进行综合性的组合加工，是为满足某一个专题项目的需要而进行的立体的、动态的、项目级工程档案的重新组合。在实际工作中，我们根据城市规划、建设、管理的需要，结合城市档案的特点和档案之间的必然联系，把各个单项的工程档案，通过设立一个专题，重新组合起来，并运用到城建档案管理中，将这种整理的管理方式赋予了一个名称——“档案工程”。可以说，“档案工程”管理方式，是从城市建设管理工作需要出发，结合城建档案的基本管理特征而创建的。 2、“档案工程”的基本内容 目前，城建档案的管理方式是以一个单项工程为一个保管单位来进行管理的。而“档案工程”的管理是以一条街、一个小区为一个项目进行管理，一个项目包含了诸多子项目。它是对档案保管、利用编纂、信息开放、声像编辑等多方面的综合管理，它把诸多单项工程集中到一个专题的组合管理。例如，在涉及到某一个小区或某一条街(路)项目的管理时，它的基础数据依托已接收进馆的城建档案，技术支持依靠相应的档案信息，反映到全要素电子地形图中，通过计算机进行加工、综合，编辑处理，把这一条街(路)或小区形象化立体化地展现出来，形成了一套新的完善的档案管理系统。 二、“档案工程”管理与传统管理方式的区别 1、综合管理与单一管理的区别 从城市建设发展规律上看，城市是从单一管理逐渐向多元化、综合管理转变，城建档案管理也应逐步适应这一发展规律，而“档案工程”就是从单一管理向多元化、综合管理转变的具体体现。 目前，从城建档案馆的管理方式上看，多大应用了档案计算机管理系统。然而，计算机在档案管理中大多数仅作为检索工具，替代了卡片、分类帐和总账，管理的手段仍然比较单一，还不能适应城市建设发展的需求。例如：如果需要了解某一条街(路)、一个小区的档案数据时，要翻阅总账、分类帐，即便用计算机，统计出的数据也只是对某一类工程档案名称的汇总，即使组成了一套专题的信息卡，反映不了需要的全部数据，必要时还要调阅大量的档案，这种操作既麻烦又费时间。而“档案工程”的管理。是对一个专题的综合性的管理，能解决这一问题。我们以幸福南大街为专题的“档案工程”为例，经过对这条街路的全部档案进行综合加工重新组合后，将该条街内的所有建筑物、构筑物、绿地、各种地下管线的数据和相关信息都反映在电子地形图上，标识出建筑物的属性、功能地名、牌号、面积、层数；构筑物的类型、功能；绿地的面积，绿地的特点；各种管线的类型、长度、管径大小、材质、埋设深度等，通过计算机对这部分档案数据进行综合处理，当需要了解这条街任何一项工程全貌时，只需打开计算机，所有数据一目了然。“档案工程”的管理解决了传统管理方式解决不了的诸多问题，实现了{当案由单一项目的管理到综合管理的转变。 2．内在管理与外在管理的区别 传统的城建档案管理主要表现在对档案实体的管理，而“档案工程”管理主要体现在对档案信息的管理。目前，我们对城建档案的整理编目、保管和利用等工作，主要是对档案实体管理。计算机在档案管理中也只作为检索工具，其管理的档案信息，还亟待于去开发。而“档案工程”则不同，它是是针对档案信息方面的管理。它是通过对档案信息的加工。这种管理方式既可以对平面的数据进行管理，又可以对立体的数据按项目、按专业进行管理。如果需要查看该专题的内容，只需电击专题文件的视窗，所需要的专题内容以“动感“的形式展现在你的眼前，这种管理方式不但方便，而且更容易被人们接受。管理方式更加灵活，内容更加丰富，适用范围更加广泛。 三、“档案工程”管理方式在实际工作中的作用 “档案工程