浅议基层单位档案室数码照片档案管理工作.docVIP

浅议基层单位档案室数码照片档案管理工作 　　摘 要 科学技术的发展，促进了档案类型的多样化，特别是数码相机的普及和应用，对照片存档提出了更高的要求。本文试图针对数码照片的特性和基层档案室数码照片档案保管的现状，对数码照片如何有效地归档和管理做出了探讨，以达到更好地提高数码照片档案的利用率及有效保管的目的。 关键词 数码照片 档案保存 利用 中图分类号：G276 文献标识码：A 近年来，随着经济的飞速发展和科技的进步，数码相机陆续进入了各个单位和寻常百姓家，数码相机的出现和使用给照片档案的利用和征集工作带来了更多的方便，但也对照片档案的管理提出了更高的要求，数码照片一旦丢失就会造成不可挽救的损失，所以如何科学有效地管理数码照片档案成为档案工作者关心的话题。 1 数码照片的特性 数码照片是一种静态图像文件，用扫描仪，数码照相机等设备获得；以数码形式存储，以磁带，磁盘或光盘等为载体；依赖计算机系统阅读，处理；并且可以在通信网络上传送。数码照片档案一般由数码照片，文字说明两部分组成。 数码照片与传统照片相比，具有许多的优势——成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等，除此之外还有存储久、应用广泛等特点。 更重要的是，数码照片有很大的应用范围，既可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布。但由于数码产品的特性，数码照片往往也存在一些缺点，譬如对软、硬件的依赖、信息的易改、数据不能兼容共享、真伪难辨等。 2 数码照片档案的现状 2.1 数码照片档案的收集范围广 就基层单位而言，声像档案的采集一般是由本单位的综合管理科或者是宣传部门来负责的，因而收集点相对集中，但是数码相机的普及和智能电子设备的广泛应用，使基层单位的很多部门都拥有采集声像资料的设备，但是基层单位的大部分拍摄人员和管理者并没有归档意识，造成了每个科室都保存着很多数码照片资料，如果档案管理人员不及时沟通协调保存这些资料，很可能造成档案的遗失。 2.2 数码照片档案的整理难度大 首先，数码照片的收集归档比较繁琐。很多基层单位的工作人员拍摄完只是简单地将照片存储在电脑上，由于没有进行过档案管理的基础培训，所以很难对数码照片资料进行基础筛选、分类、编写图片说明等初步整理工作。另外，在档案管理人员收交照片时，只是简单地把照片复制给档案管理人员，照片内容重复，质量也参差不齐，所以档案管理人员不得不把这些资料再重新进行筛选编排，刻录及编入归档等大量繁琐工作。 其次，对数码照片的整理方法不规范。大部分照片拍摄人员缺乏档案归档的基本知识，造成了对照片的整理方法不一致，在归档过程中给档案管理人员制造了大量的繁琐工作。 2.3 数码照片档案的保管安全隐患多 一是数码照片容易损坏。就保存和使用而言，数码照片是完全基于电脑硬件、操作系统和应用软件的。在网络传输过程中，电脑病毒的侵入、硬件的故障和软件升级等的出错都有可能造成数据文件丢失或被严重破坏。另外，一些操作人员的错误操作，删除认为“无用”的照片，而这些照片又未作备份，都会导致这些数码照片档案的流失。二是数码照片容易篡改。目前，很多图像编辑软件非常容易就可以对其图像内容进行修改，并可以把图片改得面目全非，而不露痕迹。三是存储设备并不可靠。电脑病毒、随时有可能发生的硬件故障及参差不一的光盘质量等都可造成数码照片档案的丢失。 2.4 数码照片档案检索利用复杂 目前，许多基层单位的办公系统大多忽略数码照片档案的管理，除了在档案室的电脑上检索和查找数码照片外，并没有较好的检索途径，因而出现数码照片的检索查阅难的现象，致使数码照片档案资源难以得到有效的利用。 3 做好照片档案收集的基本途径 （1）加大宣传力度，提高对照片档案管理重要性的认识。大力宣传《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范》等法律法规，使更多领导、照片拍摄者和档案工作人员抛弃陈旧的思想观念，不能只重视文书档案而忽视照片档案，从思想上切实把照片档案管理作为一项重要的工作内容来抓。 （2）建立健全归档制度，规范照片档案管理工作。建立健全照片档案归档制度是做好照片档案工作的前提和保证。根据各部门的工作特点，制订切实可行的照片档案归档制度，明确各单位照片档案的收集范围、归档时间和归档要求。 （3）加强重要展览、重要活动、重大事件等图片的征集力度。在重要活动、重大事件中及时通过采取举办展览、有奖征稿等多种方式将大量有价值的图片征集进档案室，这必定会对丰富档案室和提供利用等具有重要意义。 （4）加强档案工作人员的专业技能培训。不断提