电子文件鉴定和处置探析.pdfVIP

与 档 案 RY SC0MPAN10N 电寻文件鉴定和处置摆将 口毛义春 一 、 电子文件鉴定理论 回溯 任何鉴定决策都必须基于可靠的信息和研究。 1．职能鉴定 例如InterPARES标识的五种截然不同的背景信息 在电子环境中，按照传统的 “直接鉴定”的 元素包括 ：司法行政管理背景信息、来源背景信 方法 ，进入每个系统对具体的文件执行 “内容审 息、业务规程背景信息、文献背景信息和技术背 查”，是针对单份文件或案卷进行的。由于这种针 景信息。因此，要尽量多地收集和分析与文件创 对单个文件夹和文件的微观鉴定方法操作繁琐以 建、使用相关的背景信息，以及文件本身的信息。 及鉴定速度有限，加之文件太多，信息丢失风险 对于文件有关的司法 、机构和业务规程背景信息 太大，因此已不再是合理的方法。在现代办公条 可以通过查阅诸如操作过程手册 、任务说明、业 件下，纸质和电子文件的最佳鉴定方法是宏观鉴 务处理规则 、年度报告 、网站、法规和其他出版 定方法，它是基于对文件创建机构职能活动的分 物来获得。与电子文件技术背景相关的信息可以 析进行的，因此称为 “职能鉴定”。 从系统手册和用户指南等材料中方便地获取 ，它 职能鉴定法通过判断机构的职能，鉴定 出谁 对于 良好的鉴定决策也很重要。 为此职能而创建的文件 ，选择用于描述这些职能 鉴定者也可通过采访创建和使用电子文件的 最为完整又最为简洁的文件来评估文件的长期性 员工来获得信息，这有助于了解人们执行了什么 价值。职能鉴定是 目前鉴定大批量文件的最佳方 任务 、责任和授权范围、创建和使用文件种类 、 法，逐渐成为文件处置的国际化发展方向。 不同记录类型所具备的相关价值。 2．分阶段鉴定 分析电子文件有关技术背景信息十分必要 。 凯瑟琳 ·贝利认为由于电子文件在现行和半现 技术分析包括识别电子文件组成要素和硬件／软件 行阶段的档案价值易被忽视 ，因而要求档案人员 环境、记录文件的组织方式、评估文件的保存方 在文件形成之初或者说程序设计阶段就参与鉴定 ， 式和保存期限、了解影响文件的威胁因素及其应 并将电子文件鉴定的程序设计为三个阶段：早期鉴 对的安全措施 、文件更宽泛的存取和使用支持。 定 (在电子文件产生之初，以内容分析为主)、中 2．评估价值 期鉴定 (实行技术分析与内容分析的紧密结合)、 鉴定小组通过分析研究获取有关信息来判断 接收进馆后的鉴定。 文件在整个生命周期 (现行期、半现行期和非现 3．双重鉴定思想 行期)的价值，以此判断文件需要保存多久。一 电子文件的鉴定除了应分析电子文件的内容 旦评估了文件价值 ，就可使用文件分类表作来确 外 ，还应从文件的记录方式和载体性质出发对电 定文件的保存期限，制定保存和处置期限表。 子文件作技术鉴定。 具体工作过程分为：评价电子文件的事务和 二、电子文件鉴定和处置的实施 义务价值、评价 电子文件的档案价值 、判断文件