办公室公文管理漫谈.ppt

（一）公文的基本概念 什么叫公文，公是相对私来讲，我们常见的文体如小说、散文、诗歌、日记等可称之为“私文”，这些文体的产生主要源于个人的主观创造、爱好兴趣、经济收益等，之外的文体主要就是公文。 公文：党政机关、团体、企事业单位（主体）在日常管理中，为实现公共性目标，解决公共性问题（目的）而形成的文书 办公室职责≈公文管理 产生公文、管理公文是办公室工作的重要职责之一，（办文、办会、办事） 管理部门开展管理工作的重要形式之一 （四）公文特点和写作的基本要求 公文特点（与一般的文书相比）： 公共性－为解决公众、法人的问题 工具性－服务于实际管理工作 实用性－为解决实际问题而产生 真实性－内容必须实事求是 规范性－内容有相应的法律法规依据 程序性－公文产生有特有的流程规定 （一）公告与通告 都是周知性的公文，但是适用范围不同： 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，重大性、严肃性、权威性：如人大公告、法院公告（适用场合较少） 通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项，如《某某区人民政府关于开展食品安全专项行动的通告》 （一）总结计划 （二）请示 （三）函 （四）报告 （五）调查报告 （六）会议纪要 （七）大事记 （八）领导讲话稿 （一）总结计划 总结：分类全面，内容充实，有理有据 　　　数据翔实，画龙点睛 充分展示成绩，查找问题不足 计划：指引方向，目标明确，突出重点 统领本单位、本系统的各项工作，解决扛什  么旗的问题 （二）请示 向上级反映某一问题，要求给予批复答疑、解决 内容简要、明确，切忌长篇大论 文字精练 一事一报、主送一处 逐级上报，不能越级 职责适当，不能推卸责任 （三）函 使用范围较广，比较灵活；主要适用在上对下、平级之间单位之间 用好几类函：商洽函、询答函、请批函 用词得体、语气谦和，内容简明 （四）报告 主要用于向上级反映情况和工作进展，汇报工作，反映情况，答复询问 内容要全面反映工作进展，篇幅不限 主题突出，逻辑清楚，结构简单 （五）调查报告 公文类调查报告要与科研报告、学术报告区别开来 调查报告要突出“调查”两次，从实际情况出发，不能无病呻吟 全面收集情况材料，最好用数据说话，用典型案例说明 调查报告的常用格式结构：调查什么问题，为何出现这类问题，如何解决这类问题（要如实反映问题，提出解决方案） 调查报告切忌写成总结、流水帐 发现问题、分析问题、解决问题 （六）会议纪要 基本要件不能缺失，地点、时间、主题、主持人、参加人等 文字精练 不是会议白描，不能写成会议记录 会议纪要是集体意志，不能强调个人意见 会议纪要主要功能是：突出会议达成或者决定的事项内容 常用词为第三人称：会议认为、会议指出、会议号召、会议决定等 （七）大事记 明确本单位大事标准（机构、领导变更，全局性会议，全局行重大方针政策，重要荣誉，上级视察活动，重大对外交往活动，社会舆论的表扬、批评） 全面，不能遗漏，定期整理汇总 有专人落实 一周一计、一月一计 （八）领导讲话稿 几个层次：初学、入门、提高、合格 初学：领导讲啥你写啥 入门：领导少讲你多写 提高：领导不讲也能写 合格：领导不讲能写好 主要类型 礼节性文书：致辞、贺信、卷首语 关键是热情洋溢，三段：肯定、意义、希望 工作报告：内容实在，强调做了什么，准备做什么（一般往往与总结、计划有关系） 动员讲话：讲思想认识、有高度，讲政治，有要求 几个关键点 身份转化，从发言人角度来梳理把握问题 把握对象特点 语句精练，切忌冗长 口语化 排列好1、2、3（重点是几个、难易繁简排列） （一）档案管理 （二）归档工作 1、卫生档案的范围和意义 卫生档案，是指各级各类卫生机构，在工作中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。 凡具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，如： 文书档案 声像档案 人事档案 会计档案 基建档案 科研档案 设备档案 教学档案 …… 卫生档案管理的意义 卫生工作的重要组成部分； 提高卫生机构管理水平与服务质量，维护公民和国家卫生机构合法权益的基础性工作； 卫生行政部门、医疗卫生单位的重要职责和法定。 ２、档案工作管理体制 由上级卫生行政管理部门和同级档案行政管理部门监督、指导 负责本单位档案管理工作 对直属单位档案工作进行监督和指导 ３、档案部门职责 贯彻执行国家档案管理的法律、法规和卫生档案管理制度、业务规范和技术标准； 制订本单位各项档案管理制度，统一管理本单位各种门类和载体的档案； 指导本单位各职能业务部门文件材料的收集、整理和归档工作，负责下属单位档案工作的业务指导和监督； 负责本单位档案的提供利用、信息开发和网络化服务，开展档案宣传工作。 组建单位内部的档案管理网络