运城职业技术学院档案实体分类方案.docVIP

运城职业技术学院档案实体分类方案 一、编制说明 1、为了适应我院档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》结合我院实际情况，特制定本方案。 2、是以我院全部档案为对象，根据档案内容及其形成特点，保持其内在之间的有机联系，同时考虑档案管理的标准化、现代化要求，适应计算机管理需要，便于保管和利用的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域、记录和反应相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类。 3本院档案划定为：党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物等12个一级类目。 ①年度号由四位阿拉伯数字组成。 ②分类号是档案的实体，一般由实体分类的一、二级类目的标识符号组成。 一级类目的标识符号采用该类目名称主词的汉语拼音第一个字母，如党群类标识符：DQ,行政类标识符：XZ……。 二级类目的标识符号采用双位制编码（用阿拉伯数字表示），各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依次层累。 ③案卷号既案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内，对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1～n标识。 4、本院档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 基本模式如下： 例：19××—JX11—1～n 5、本院档号实行年