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英文商务信函写作格式 英文信函的习惯用 　　(1)信头?The heading　　信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。　　(2)日期?The date　　方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号） 日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如Ma，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。? 　　(3)地址?The inside address　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。? 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。?　　()称谓?The salutation　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear?sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear?SirMadam 称呼收信者。? 收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。 (5)开头语The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。　　()正文?The body of the letter　　正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。? (7)结尾语The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。　　()结束语?The complimentary close　　英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours?Truly，Truly?Yours，Yours?faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours?sincerely，Sincerely?yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。? 　　()签署?The signature　 签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman?of?the?Board?of?directors(董事长)，President或Genera1?Manager(总经理)，Director(董事)，Stand?Director(常务董事)，Manager(经理)，Head?of?Department(职员)，Manageress(女经理)，Head?of?a?Department(处长)，Section?chief(科长)等。? 　　需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。?10）、附件 Enclosure?? 如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。??? 例如：??? Encls: 2 Invoices??? Enc.: 1 B/Lading　　()其它? 　　商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：? 　　写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字