EXCEL数据的分析整理及标签制作.pptVIP

第一章EXCEL数据的分析整理 刘小文 2011-2-13 EXCEL注意事项 EXCEL提供了强大的数据分析处理功能，利用它们可以实现对数据的排序、分类汇总、筛选及数据透视等操作。 在进行数据分析处理之前，首先必须注意以下几个问题： （1）避免在数据清单中存在有空行和空列。 （2）避免在单元格的开头和末尾键入空格。 （3）避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表应仅使用一个数据清单。 （4）关键“标题行”数据应置于数据清单的顶部。 一、第一步名单输入 是指××公司套码完后，将登记表的名单先输入“EXCEL”。主要内容有：序号、部门、姓名、裤子、衬衣、性别等等；注：为要方便尾部包装及装箱清单的分配请不要随便更改序号。如下图：1-1 二、第二部核对 再次核对登记表的名单,在输入的时有没有漏记误记的情况；这项目工作相当重要，请各位同再三检查后进行排序。 三、数据排序 1）数据排序的规则 Excel允许对字符、数字等数据按大小顺序进行升序或降序排列，要进行排序的数据称之为关键字。不同类型的关键字的排序规则如下： 数值：按数值的大小。 字母：按字母先后顺序。 日期：按日期的先后。 汉字：按汉语拼音的顺序或按笔画顺序。 空格：总是排在最后。 2）数据排序步骤 （1）单击数据区中要进行排序的任意单元格。 （2）单击【数据】菜单，选择【排序】项，系统将弹出【排序】对话框，如图1-2所示。 3）-4） 3）在【排序】对话框中用下拉列表框选择要排序的关键字，关键字有“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”，根据需要分别选择不同的关键字； （4）单击【确定】按钮，数据就按要求进行了排序。 当只有一个关键字时，可以单击工具栏上的升序按钮或降序按钮，进行自动排序。 5）自定义排序 在有些情况下，对数据的排序顺序可能非常特殊，既不是按数值大小次序、也不是按汉字的拼音顺序或笔画顺序，而是按照指定的特殊次序，如对总公司的各个分公司按照要求的顺序进行排序，按产品的种类或规格排序等等，这时就需要自定义排序。 四、数据的查找与筛选 我们经常需要在众多的数据中统计出每个型号的数量，Excel提供了功能强大的数据统计、查找与筛选工具。数据查找是指从原始数据中提取满足条件的数据记录，源数据不会改变，也不会被隐藏；数据筛选是指把数据库中所有不满足条件的数据记录隐藏起来，只显示满足条件的数据记录。常用的数据查找与筛选方法有：记录单查找、自动筛选和高级筛选。 五、自动筛选与自定义筛选 1．自动筛选 记录名单数据每次只能显示一个数据行，使用筛选工具了。通过简单的操作，就能筛选出需要的数据。利用自动筛选查找数据的步骤如下： （1）用鼠标单击数据数据库中的任一非空单元格。 （2）单击【数据】菜单，选择【筛选】项，在【筛选】子菜单中选择【自动筛选】，则系统自动在数据清单的每列数据的标题旁边添加一个下拉列标标志，如图1-3所示。 六、数据的分类与汇总 在对数据进行分析时，常常需要将相同类型的数据统计出来，这就是数据的分类与汇总。在对数据进行汇总之前，应特别注意的是：首先必须对要汇总的关键字进行排序。 七、进行分类汇总 （1）首先对“地区”进行排序，排序方法见前面所述。 （2）单击数据库中的任一非空单元格，然后单击【数据】菜单，选择【分类汇总】项，系统弹出如图1-5所示的【分类汇总】对话框。 如图1-5 如图1-6 如图1-6说明 在图1-6中，左上角有3个按钮，按钮1表示1级汇总，显示全部的裤子型号汇总；按钮2表示2级汇总，显示各个型号汇总；按钮3表示3级汇总，显示裤子的各个型号的汇总明细及汇总数量（即图1-6所示的汇总结果）。 图1-6中，左边的滑动按钮-为隐藏明细按钮，单击此按钮+，则将隐藏型号的明细数据，同时-变为显示明细按钮+，再单击+按钮，则将显示同型号的全部明细数据，同时+变为-。 说明2 在上述自动分类汇总的结果上，还可以再进行分类汇总，例如再进行另一种分类汇总，两次分类汇总的关键字可以相同，也可以不同，其分类汇总方法与前面的是一样的，此处不再介绍。 八、分类汇总的撤消 如果不再需要分类汇总结果，可在图1-7所示的【分类汇总】对话框中单击【全部删除】，即可撤消分类汇总。 如图1-7 第二章如何创建邮件使用邮件合并的标签 制作人：刘小文 2011-2-13 一、创建邮件合并标签 在邮件合并涉及合并主文档与数据源。 主文档中包含文本和其他项目仍在每个标签中相同的。数据源包含在每个标签，如名称和每个收件人的地址中更改的信息。合并插入在主文档指示 Word 要打印的信息的位置从数据源的字段。当您执行邮件合并时，Word 将在主文档中的合并域替换数据源中的信息。在数据源