人际关系与沟通第八章.pptVIP

* * 第八章 书面沟通 一、书面沟通的优势 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。 书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。 书面材料可以配合口头表达使用。 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。 二、书面沟通的缺点 书面沟通方式对沟通者的要求比较高 书面材料的准备比较耗时 书面材料不利于反馈 书面材料缺少非语言信息 三、有效商务书面沟通的特征 内容正确、完整 语言清晰、简洁 较强的时效性 第一节 企业文书的分类 一、从形式上分 1、信函 范例 希望建立贸易关系函 ××公司： 我们从商会那里看到贵公司的名称及地址，得知你们有兴趣建立进出口商品的业务联系。 如贵公司在本地尚无固定客户，希望考虑以本公司为交易伙伴。本公司原经营工业机械在本国的批发零售业务，由于最近在经营方面的变化，本公司在销售方面的政策也发生了变化。 笔者有多年的外贸经验，希望在世界各地建立适宜而持久的贸易关系。由于与生产厂家的长期直接联系，我们在许多行业中尤其是工业机械，是最有竞争力的。 我们也愿从贵国进口一两种优良产品，以有竞争力的价格在美国销售，以期能够持续、长期占领市场。 我们希望聆听贵公司的意见、要求及建议，以及如何才能使双方协力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取佣金为条件充当贵公司在美国的采购代理。恭候回音。 ××公司 ×年×月×日 如何撰写商务信函 商务信函的格式：信头、标题、称谓、正文、签署、附记。 商务信函的写作要点 书写字体 信函礼貌 信封书写 信函中常见的重大错误 杂乱无章的排版 大量的病句和错别字 写错了公司或收件人的名字 无实质内容 无签名和日期 手写改正的字迹潦草 2.报告 企业发展报告 主要是侧重企业发展报告，如战略、管理、营销、生产、财务等。 有效商务报告的特征 清晰的结构 易于阅读 良好的视觉提示 良好的写作和编辑 简短的格式 丰田公司的报告 大多数公司决定新车型的变动方案都通过开会的方式。但在丰 田公司，当再现跨越部门分工的问题时，奉行谁发现问题，谁负 责撰写报告，分析问并建议可行的解决方案的原则。这些报告简 明扼要，都在1-2页的篇幅。有时，口头汇报附加一个电话汇报 就可以了。收到报告的人认真阅读后用另外一个报告回复。 通过几个报告的回合，大部分问题都可以得到解决。假如 问题依然存在，就要召开各方会面，此时，由于大家都已经认真 思考过同样的问题了，即使开会，会议时间将大大缩短，成效显著。 小案例 3.备忘录 备忘录意指任何一种能够帮助记忆,简单说明主题与相关事件的文字。 与用于组织外部沟通的商务信函不同，备忘录主要用于同本组织内部人员之间的沟通。 通常备忘录包括五个部分：接收人姓名、发送人姓名，标题、日期和主体。 备 忘 录 范 例 送达：王达先生（人事总监） 发送人：李蕴（培训部经理） 主题：中层干部培训计划 时间：3月11日15时（周一） 根据您的指示，我草拟了一份“中层干部培训计划”，供您审批。 此次有关本年度中层干部培训的会议将于本周五下午召开。此前， 我必须完成所有会议议程、文件资料的准备工作。所以请您在周四 下午之前对此份培训计划作出指示，以便我作进一步的调整和修改。 附：《2006年度企业中层干部培训计划》一份 小案例 二.从内容上分 1、行政性文书 主要用于行政管理的文书。常用的文种有：决定、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、讲话稿、总结等 2、社交性文书 是公司与客户交往的一种应酬文书，常用的文种有：请柬、贺信、邀请信、感谢信等。 3.运营性文书 主要是 业务部门起草用于企业运营的指挥、协调和沟通的文书 常见的文种有：年度市场营销报告、销售计划、广告计划等等 4.商务性文书 主要由业务部门起草用于与客户沟通的文书。 常见的文书有：报价函、还价函、邀请函等等。 第二节 企业文书的基本要求 一.内容正确 1.准确 2.专业 3.运用数据 二.主题明确