080328 ODP培训-会议管理.pptVIP

进行某项活动(会议或讨论)所需的 条件与要素 往前推论2～3个步骤 计算每个步骤间的时差 …可得出提前时间量 协作能力：给对方时间与空间 认识前置作业构思方法 掌握议程与_______ 集中精力与_______ 促进与引导_______ 维持秩序与关系 主持人的任务 是否偏离_______ 是否全体人员都______________发言 是否发言者过于集中于某些人 是否有从头到尾都没有发言过的人 是否某个人的发言过于_______ 发言的内容是否朝着结论推进 主持人注意事项 非正式会议最好用圆桌 确保所有与会者能______________ 使与会者保持一臂间距 对有争议的问题，避免观点相反的人相邻而坐 对有争议的问题，避免观点十分相近者相邻而坐 尽量让声音最响、最直言不讳的人坐主席对面 座位安排 做好参与会议准备 有明确的期望与目标 讲求适当的______________ 注意倾听 有重大争议话题，争取会前分享交流 发言清晰、简明、积极 发言前深呼吸，注意声调和肢体语言的影响力 适时提问 出席会议 关于时间 严格遵守会议_______时间 在会议开始就_____________做简洁说明 将议程与时间分配预先告知与会者 引导在预定时间内做出结论 使用正确的沟通策略 提高会议成效(1/2) 提高会议成效(2/2) 必须延长会议时间 应取得______________同意 决定延长的时间 整理后的结论 全体与会者表决确认 确认决议付诸实行的程序 发言时不长篇大论，言简意赅 不可从头到尾沉默到底 不取用不正确、未加确认的____________ 不要尽谈些期待性的预测 对事不对人，不做人身攻击 会议禁忌 会议禁忌 不打断他人的发言 不可不懂装懂，混淆视听 不要谈及______________ 不对发言者吹毛求疵 不中途离席 林正大管理研究中心 成功之源 卓越之本 成功之源 卓越之本 林正大管理研究中心 成功之源 卓越之本 林正大管理研究中心 成功之源 卓越之本 幕僚培训—会议管理 资深顾问 陈志维 会议管理单元大纲 1.为什么要进行会议管理 2.部门任务来源 3.会议的功能与规划 4.会议的管理 1.为什么要进行会议管理 www. 举例：火车运输 目的：将货物或人运输到某地 管理平台 管理系统 管理能力 铁路和站台 调度指挥系统 排班系统 售票系统 候车系统 乘车系统 货运系统 …… 调度指挥能力 排班技能 …… 举例：企业管理 目的：交换信息与任务 管理平台 管理系统 管理能力 方针管理 机能管理 项目管理 部门管理 例行管理 策略规划 沟通协调 风险管理 团队建立 执行力 会议管理 报表管理 计划管理 …… 会议是所有____和____ 汇集与交换的关键！ www. 每周开会花多少时间？ 经理和专业人员每周约花1/4的时间 中上级的经理约1周2天 资深管理人员则多达1周4天 会议浪费时间 开会时有一半以上的时间是浪费掉的 拖得太长，缺乏效率 糟糕的会前准备、不当的议程安排 与会者对议事规则的无知 公司平均每人每年损失30个工作日及240个工作时 会议浪费金钱 霍夫史塔大学(Hofetra University)的报告： 1998年调查显示，每年因不当的会议管理所浪费的时间，约损失37亿美元。1996年的统计数字更高达60亿美元 87%的人会从经营会议的能力评断一个主管的领导才能 合理规划与管理会议，提高会议效率能有效节省时间和成本！ www. 2.部门的任务来源 www. 2轴+1点的任务来源 机能 方针 部门 项目 工作任务的来源 机能 管理 项目 管理 方针 管理 工作 任务 方针管理：由上至下 愿景、文化 战略、年度计划 绩效指标、命令 项目、机能管理：横向 流程、项目 协调、协作 部门管理：自身 岗位职责 日常事项 部门 管理 方针管理事项 　 　 集团核心 集团总部 九通 一级功能 二级功能 董事会 CEO 投管 经营委员 文化传播 土地 资本运营 融资 人力资源 财务 采购 内控审计 管理中心 总经理 研发中心 企业发展 平台公司 招商中心 华夏新城 公用事业 人力资源 财务 管理 目标管理 年度方针与计划分解 　 　 AM2 　 P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E M1P1E P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E P3E P3E P3E 预算编列 　 　 AM2 　 P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E M1P1E P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E P3E P3E P3E 年度计划实施 　 　 AM2 　 P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E P2E M1P1E P2