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档案管理现代化研究探究 　　摘要：本文就档案管理基础工作存在的主要问题分析，实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平，加快数据准备推进档案现代化管理进程，三个方面就现代化档案管理进行了论述！ 关键词：档案；管理；现代化； Abstract:This paper analyzes the main problems ofthebasic work of archivesmanagementexists,theprocedures and methods of workstandardization,standardization,to improve the filemanagement worklevel,accelerating the modernizationprocess ofpreparing the datafile management,threeaspects ofthe modernization of the archivesmanagementare discussed! Key words:Archives;management;modernization 中图分类号：G271 文献标识码：文章编号: 1 档案管理基础工作存在的主要问题分析 众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入?计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。 那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少，基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之，综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大存在的类似问题就越严重。 从以上情况来看，我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。 2 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平 从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 2.1 全面普查案卷，去糟取精 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准。不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 2.2 重新组合案卷实现案卷规范化 将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 2.3 ?结合本馆实际规范著录工作 著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。１９８６年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求，制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看，已经起到了提高基础工作水平的作用。并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。 2.4?统一分类号保证检索查全率 计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性