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概论办公自动化软件特点和在企业管理中应用 　　摘要：当前信息化技术发展迅速，很多企业基本都实现了办公自动化。办公自动化的意义在于利用现代网络技术，充分利用信息资源，以提高企业的管理质量，促进工作效率为目的，建立一个高效的信息管理平台。通过办公自动化可以强化企业管理，使企业管理更加系统化、规范化。 关键词：办公自动化；技术；企业管理；应用 中图分类号： C29 文献标识码： A 文章编号： 在企业管理中，传统的方式是依靠人工来进行信息的采取、处理，信息闭塞，存在很多弊端，对企业管理来说信息得不到及时更新，影响了企业的发展。办公自动化软件的应用，使企业管理者从纷杂的工作中解脱出来，促进企业管理水平的提高，提高企业的竞争力。 一、办公自动化软件是现代企业的管理需求 当今社会是一个信息迅猛发展的社会，是一个高科技领导的时代，面对竞争日益激烈的市场环境，企业的发展已不能单纯的停留在人工管理上，更多的是需要办公自动化软件的应用管理创新。 1、数据分析与统计要求企业使用办公自动化软件进行管理 企业生产过程中，有大量的数据需要处理，计算投入、产出和资金使用率、投资回收率，单是靠人工计算处理是比较难完善的，并且算出的结果也只是大概的数字，难以成为企业投资的预测。 2、日常业务联系要求企业使用办公自动化软件进行信息管理 企业在日常活动中需要与外界进行联系，如原料的采购、成品的销售、账目的结算等需要与其他公司企业联系，如果每次下单或者做账都要跑去其他公司企业做确认，这不仅浪费时间也增加了公务成本。 3、资金的流通要求企业使用办公自动化软件进行控制 管理对许多企业来说，销售环节控制着大量的资金，因为各地经销商处存放着数量不等的商品，企业难以及时、准确获取各销售点上的存货变动情况，导致经常出现账物不符、账账不符的情况，应收账款和坏账难以得到保障。 4、明确的管理制度要求企业利用办公自动化技术来规范管理 企业内部缺乏基础数据，使得有关部门不能及时预测市场变化做出正确的判断，企业管理制度只是作为员工手册学习，缺乏强制实行的手段，有章不循、有章难循的情况时有发生，道德风险无法控制，管理程序难以科学规范化。要想在竞争激烈的市场立足，必须把办公自动化软件应用到企业日常活动的每个环节，让企业内部资源能够最大限度地使用，严格控制生产成本，以最低成本生产出最优产品，不断创新以满足客户要求，提高企业竞争力。实行统一计算机平台，实现统一规章制度，统一监管。 三、办公自动化技术在企业管理的发展 信息系统为企业提供了不同的信息和服务，企业入理工作中要做到深入、细致，必须有大量的基础数据作支撑。只有应用办公自动化技术，从根本上改变传统、落后的管理方式，才能是企业更好地适应市场经济条件下企业发展的客观要求。企业信息化已成为企业发展的重要战略，利用信息化降低交易成本、推进技术创新、提升要素质量是目前的发展趋势。 （一）计算机的应用 1、企业管理对象分析 企业资源我们系统管理的对象或企业管理对象。传统的企业信息需求分析都是从业务流程开始的，对企业管理对象没有一个全面认识，不能伞面地进行系统分析，因此需求分析首先应明确企业管理的对象。客观分析企业的管理对象可分为两大类：一是流动的管理对象即物流、资金流和信息流，二是静态的管理对象即固定资产、员工、档案等内容。 2、企业管理模型企业信息系统有三个层次。第一层次是数据的采集，数据信息需要完整、准确和及时地反映管理对象的变化和运动，不管业务流程是如何进行的，只要管理对象的状态发生变化，信息系统就要及时把信息的变化反映出来。第二层次是对企业的管理业务、管理流程和控制方式的设计。管理对象的变化应该是按照企业的需要和计划来进行的，管理业务流程不仅和管理对象有关，而且与管理方法、市场需求、社会环境有关。第三层次是计划管理，事前计划，事中管理和控制是找出每一个环节变化的规律和条件的依据。 3、数据结构模型 数据信息处理主要是结合具体事务流程对原始数据进行采集。根据数据组织的需要，这些数据可分为静态数据和动态数据两大类。静态数据反映企业资源的基本属性，动态数据反映企业的活动过程。为了保证数据库数据结构的稳定性，在分析过程中应理出与管理有关的全部属性。 （二）自动化管理的发展 1、管理工作的程序化 高科技带动着信息的发展，高科技的开发和应用确保信息能以最快的速度反馈最新的市场变化。计算机技术的发展和应用把高科技毫无保留地展现在我们面前，它从根本上改变了人们的传统思维、传统习惯和传统操作方式，用统一的软件把企业的业务规范起来，在一定程度上减少工作纰漏，杜绝一些人喜欢钻空子的陋习运用计算机网络和财务软件，从两方面提高企