档案培训二 解读公司档案管理制度(课件).ppt

解读公司《档案管理制度》 《档案管理制度》（GXPC—QB—ZH—19） 1目的 为加强公司档案管理工作,更好地为企业提高经济效益服务,根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，特制定本办法。 2适用范围 公司范围的文书、科技、会计、实物、照片及磁性载体档案的管理。 3.1.3指导公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 3.1.4公司档案室协助工程部监督、指导各项目部的文件归档和移交工作，对档案案卷质量的标准性进行审核把关。 3．2公司技术质量部负责组织、协调和监督各项目工程档案的收集及编制，工程竣工时监督项目移交档案等工作，对工程项目竣工档案真实性、有效性、完整性进行审核把关后移交档案室。 3职责 3．3公司市场部负责收集各项目的工程合同、协议、招投标文件，可随时归档或待工程竣工后一个月内，负责按归档要求整理编制移交档案室。 3．4公司计划经营部负责收集各工程项目的概预算等经营管理材料，及外包队伍相关资料，工程结算后一个月内按归档要求整理移交档案室。 3职责 3．5工程项目部负责各项目施工开始至工程竣工等过程的所有材料的收集，按归档要求分类、整理、编目工作，待工程竣工后三个月内或按合同要求移交业主和公司档案室，对项目工程档案资料的准确性、完整性、规范性负责。 3．6财务部负责组织、指导、协调基层单位会计档案的收集、整理、移交工作及组织公司会计档案销毁鉴定工作。 3职责 3．7柳南、柳北基地管理处综合办档案室是原广西火电建筑公司、广西火电安装公司档案管理部门，负责基地综合办档案室日常工作及公司设备档案、管理处基建档案、财务档案收集整理工作等，业务上接受公司档案室的指导。 3．8物管部负责收集新购设备档案资料，验收后移交基地综合部档案室。同时监督设备维护产生的资料的移交工作。 3．9公司各部门负责本部门归档文件材料的收集和整理，并定期移交档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。 4归档文件要求 4归档文件要求 4．1归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范，归档的电子文件，应有纸质文件材料一并归档保存。 4．2根据有关规定，确定《广西电力工程建设公司档案归档范围和保管期限》。 4．3根据各类档案管理要求编制各项档案管理制度。 5归档时间 5归档时间 5．1各部门文书档案的移交于每年5月底前将上年度的文件移交公司档案室。 5．2工程项目形成的文件材料在工程竣工验收后三个月内移交档案室。 5．3总部会计档案在财务部门保存一年后的第一季度向档案室移交，项目财务档案在项目经理部撤销后半年内移交档案室。 6档案整理细则 6档案整理细则 6．1文书档案整理 6.1.1整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒以利保管和利用。 6档案整理细则 6.1.2整理办法 6.1.2.1文件材料的整理单位。一般以每份文件材料为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。 6.1.2.1归档的文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，报表、名册、图册等为一件。 6档案整理细则 6.1.3分类 归档文件采用年度-问题-保管期限进行分类，按原能源部《电力工业企业档案分类规则》（0至5大类）分至二级类目，再按划定的保管期限分开。 6.1.4排列 归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。 6档案整理细则 6.1.5编号 归档文件依照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。档号章采用GB/T11822—2000的格式，其中：档号由年度、分类号、盒号组成，表示为：年度-分类号-盒号；盒号是按年度分大类的顺序排列后的流水号，序号为盒内文件流水编号。 6.1.6保管期限统一标注在案卷脊背档号的上方，每件文件可不标注保管期限。 6档案整理细则 6.1.7编制目录 文件材料逐件编目，目录采用GB/T11822-2000的格式，见表5、表6。 6.1.7.1档号、保管期限分别填写该页目录所对应归档文件的档号和保管期限； 6.1.7.2序号填写内容同档号章中的序号； 6.1.7.3文件编号，填写文件发文号；责任者，填写文件材料的形成部门或主要责任者； 6.1.7.4文件材料题名，填写文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”； 6档案整理细则 6.1.7.5日期，填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字注年月日； 6