质量环境程序文件.doc

文件控制程序 上海XXXX有限公司 编号：KY/CX-4.2.3-B/1 页次1/3 1.目的 为对质量、环境管理体系文件进行控制，保证对质量、环境管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，制定本程序。 2.范围 公司质量、环境体系规定的文件是指： A.质量、环境管理体系文件，包含质量环境手册、质量环境程序、过程的有效运行和控制所需要的文件。 B.适用法律、法规、国家标准和行业标准。 C.技术文件，包含：产品（工艺）技术要求及标准，质量、环境计划。 D.顾客提供的技术资料。 本程序适用于以上质量、环境文件的控制。 3.职责 3.1办公室负责质量、环境体系文件的发放、更改、控制和有关法律法规文件的登记转发。 3.2技术部负责编制工艺规程、企业标准等技术、检验文件和顾客提供的技术资料的审核。 3.3各职能部门负责本部门文件和资料的编制、更改和保存。 4.工作程序 4.1文件和资料的编写、批准和发布。 4.1.1质量、环境手册由管理者代表组织编写，程序文件由相应的职能部门分别负责编制，副总经理审核，总经理批准，明确发布日期和实施日期。 4.1.2 技术文件由技术部负责编写，主管副总经理批准发布。 4.1.3 其它质量、环境文件由各职能部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准发布。 4.1.4 外来文件，属顾客提供的图纸由技术部编目，列入企业受控文件清单。 4.2文件和资料的发放 4.2.1文件资料分为受控文件和非受控文件两种。 受控文件加盖“受控”印章并注明分发号；非受控文件只进行编号。 4.2.2文件和资料的发放由办公室负责填写“文件发放登记”后按文件所规定的发放范围实施发放，发放视发放场所确定受控状态，以确保在对质量、环境体系运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。文件的作废回收登记在“文件发放回收登记”中。 4.2.3各职能部门做好各自文件的发放记录。 4.2.4文件、资料和软件的持有者应妥善保管，不得转借、外传、拷贝及私自复印。因损坏不能使用或丢失和工作需要补发文件的，按4.2.2条规定执行。因工作调动，领用文件人不再使用的文件应交回原发放部门，办理回收手续。 文件控制程序 上海XXXX有限公司 编号：KY/CX-4.2.3-B/1 页次2/3 4.3文件的更改 4.3.1文件的更改由提出部门填写“文件更改通知单”经原文件审批人同意后，原制订部门（人）进行，若指定其他部门（人）修订，该部门（人）应获得原审批所依据的有关背景资料。 4.3.2更改后的文件审批也应由原审批人审批，若指定其他人审批，该审批人应获得原审批所依据的有关背景资料。 4.3.3经审批后的更改文件由发放部门做好文件更改记录。 4.3.4更改后的文件发放、保管和记录按前4.2进行。 4.3.5更改后的文件明确应填写文件更改通知，说明更改原因，注明更改日期，说明更改内容，何时生效。技术文件的更改必须对在制品做出必要的说明。 4.4失效和作废文件的处置 4.4.1办公室及时回收失效和作废文件，并做好失效和作废标识，回收登记在“文件发放回收登记”，文件印上“失效”或“作废”字样，以防止误用。 4.4.2失效和作废文件一般予以销毁，销毁前填写“文件销毁申请”，经管理者代表批准方可销毁。需留档做资料的失效和作废文件负责作好“保留作废文件目录”记录。 4.5文件编号: 4.5.1文件和资料包括： 质量环境手册、质量环境体系程序文件和企业标准； 技术文件和资料包括光盘、软件、质量、环境控制计划； 用户提供的图样和标准； 国家标准和行业标准。 4.5.2管理文件和资料的编号: 质量环境手册 KY / QEM 公司代号 质量环境手册代号 程序文件 KY / CX - XX - A/0 公司代号 程序文件代号 对应标准号 文件版本号/修订状态 三级文件 KY / XX - XX 公司代号 文件代号 文件顺序号 三级文件代号: 1) SG：管理制度(如岗位职责、奖惩条例、各种管理制度、规范或办法等)； 2) CG：设备操作规程; MD：其它质量、环境文件; 文件控制程序 上海XXXX有限公司 编号：KY/CX-4.2.3-B/1 页次3/3 RB：记录表单; 5) 产品作业指导书文件的编号: a)设计文件 KY/产品型号/图号 b)设计文件通知单 KY/产品型号/JT-XXX c)设计文件更改单 KY/产品型号/JG-XXX d)工艺文件 KY/产品型号/图号+工艺特征号 e)工艺文件通知单 KY/产品型号/ET-XXX f)工艺文件更改单 KY/产品型号/EG-XXX g)技术协议书