SMP-RR-001公司公文管理制度1.docVIP

标　　题 公司公文管理制度 编　　号 SMP-RR-001 版　本 Ⅰ 页　数 共3页 起 草 人　 签　名 审 核 人 签　名 批 准 人 签　名 日　期 日　期 日　期 起草部门 颁发部门 生效日期 年　月　日 送达部门 份　数 目 的：规范公文管理程序。 适用范围：全公司公文。 责任人：人事行政部经理。 1、总则 1.1为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司公文管理工作，使之规范化和制度化，特制定本办法。 1.2公司公文是传达方针、发布指示、请示和答复问题、报告情况、交流经验的重要工具，各部门必须认真做好公文管理工作。 1.3公文处理必须做到准确、及时、简便，公文由总经办统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。 1.4公文管理工作必须严格执行保密制度。 2、公文种类 公司公文种类 2.1决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。 2.2通告：公布应当普遍尊守周知的事项用“通告”。 2.3通知：全公司发布规章制度，转发上级公文要求下级部门办理和需要周知或执行事项用“通知”。 2.4通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况用“通报”。 2.5报告、请示：向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”，向上级请求指示、批准用“请示”。 2.6批复：答复请示事项或对下一级布置工作用批复。 2.7会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行者，用“会议纪要”。 2.8工作志，记录日、周、月工作情况（包括工作安排、工作进度、工作业绩、工作设想与建议等）用“工作志”。 2.9工作计划：进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。 3.公文的格式 公文一般由标题、发文号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。 3.1公文标题应当准确，简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。 3.2发文字号：包括机关代号、年号、顺序号、几个部门联合发文的只标明主办部门发文字号。 3.3公文一律加盖公章。 3.4保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 3.5紧急公文分别标明“特急”、“急”。 3.6请示一般只写一个主送部门，如需同时呈送其他部门，应用抄报形式。 3.7公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。 3.8发文部门应写全称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。 3.9会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。 3.10文字从左至右横写横排。 4、公文办理 4.1公文办理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、盖印、用印、传递、归档、销毁等程序。 4.2凡需办理的公文，办公室应根据内容和性质送总经理、副总经理或交有关部门办理，并提出办理时限。 4.3凡已送总经理批示的公文，应在两日内批办，紧急公文应当日批办，交有关部门办理的公文，办公室应根据办理时限催办，防止漏办或延误，凡逾期延误或漏办者，部门负责人应负相应责任。 4.4草拟公文必须符合下列要求： 4.4.1要符合公司的规章制度及有关规定。 4.4.2情况要具体，观点要明确，内容要全面，表达要规范，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短。 4.4.3人名、地名、数字、引文要准确，时间具体写年、月、日。 4.4.4公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写，在同一公文中，数字的使用前后应一致。 4.5公司对外发出的公文由总经理签发，全公司对内发出的公文，由总经理授权的分管领导签发，以部门发出的公文，由部门负责人签发。 4.6领导人审批公文要认真负责，文件主批人应签署自己明确具体的意见、姓名和时间。 4.7草拟公文和签批公文，应用碳素或兰黑墨水钢笔书写。 4.8行文部门在将公文送领导签发之前，应认真做好审核工作，审核重点，公文内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合规定，然后上报总经理，签批后的公文由办公室审核。 4.9秘密公文不得翻印、转发。传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。 5、公文立卷和销毁 5.1公文办完后，应及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷归档。 5.2公文立卷应根据其特征，相互联系和保存价值分类整理，保证完整齐全，正确反映部门主要工作情况，便于保管、查找、利用。 5.3立卷的公文应按有关规定由办公室专人保管，个人不得保存应存档的公文。 5.4没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并报总经理批准，可定期销毁，销毁公文要进行登记造册，有专人监督，保证不丢失，不漏销。 、