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第四章 秘书机构 一、秘书机构的含义 二、秘书机构的重要地位 三、秘书机构设置的原则 四、秘书机构的组织形式 五、秘书机构的性质、职能和工作要求 六、秘书机构和秘书人员的管理 一、秘书机构的含义 秘书机构亦称秘书部门，是机关、单位的重要组成部分，是从属于各级领导机关，直接为各级领导机关中提供综合辅助性服务的办事机构，叫法多样，如办公厅（室）、秘书局（处、科）、文书科（股）、研究室等。有广义和狭义之分。 广义秘书机构(全部秘书工作)：是指各级各类机关中负责综合性工作的办公厅（室）以及办公厅（室）下属的秘书、档案、机要、调研、信访、警卫、后勤等部门，包括某些名称虽异，但实际从事综合辅助性服务工作的部门，如政策调研室、后勤管理处等；它们充分发挥参谋助手、综合协调、督促检查、办理文书、管理事务等职能。 狭义的秘书机构(文牍性文书档案工作)：仅指办公厅（室）中的秘书（文书）部门（秘书局、处、科、股）等，以办文办会为主。 二、秘书机构的重要地位 秘书机构是任何机关单位不可缺少的。任何机关单位为了开展工作，都要办公（收文、发文、处理保管）和开会（会前准备，会中服务，会后落实），这些工作都需要秘书机构来承担； 任何机关单位为了完成各种任务，都要设置各种不同的职能部门，分管各类专项业务，同时也要设置提供综合性服务的辅助机构（秘书机构）。 秘书辅助领导工作，同各职能部门进行交往、在领导与各职能部门之间架起一座桥梁，纵向地往返输送、反馈各种信息。秘书的作用是通过一条与领导直接指挥的主线相平行的辅线，而介于领导与职能部门之间。机关领导人通过秘书机构与各类业务机构和外部单位沟通联系。 秘书机构处在上下、左右、内外的沟通协调枢纽位置，使其成为机关中除领导机构外唯一了解全局情况的机构，因此，如何从全局出发，进行沟通协调，联系内外，辅助决策，成为秘书机构责无旁贷的重要任务。健全完善秘书机构十分必要。 三、秘书机构设置的原则 秘书机构是从属领导机关并为领导机关工作服务的辅助机关。秘书机构的设置形式和人员配备都应根据领导工作、机关规模、业务性质、工作量大小等的实际需要来考虑。 一般说来，秘书机构设置应遵循如下原则 （一）精干合理原则：人员和机构恰到好处，既完整衔接又分工合作；既不疲劳又不空闲；能在必要的时间完成规定的各种任务； （二）有序高效原则：根据服从并服务于领导工作需要和外来人员办事联络需要以及秘书活动范围、工作流程顺序来合理设计。做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、室内空间适度、座位同向次序排列，合理有序，以免相互干扰，以提高工作效率。 （三）分级管理原则：凡有权力独立负责某项事务的单位，凡有一定数量的工作人员和收发文数量，都会设置秘书机构。如人大、政协、政府、政党、军队等。秘书机构是分级管理，即各级秘书机构只受直接的领导机构管理，形成封闭的“块块”关系，而不会也不能形成垂直的“条条”关系。 四、秘书机构设置的组织模式 有的秘书机构下属的部门齐全，层次分明，分工细致，人员众多，如党中央、国务院办公厅，下面还设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理处等； 有的机关却事无巨细，由一个秘书机构或一两个人包揽，如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室，总理各种综合性服务工作。 这些差异性是由机关级别的高低，所负职责大小，工作任务的繁简难易等因素决定的。 反映在秘书机构设置的组织模式上就有 综理制和分理制的区别： 四、秘书机构设置的组织模式 综理制办公室设置：两种模式 敝开式：就是将秘书集中在一间大的办公室里，按照工作流程，以工作台为中心进行排列。敝开式办公室又可分为对称型和不对称型两种，这是目前世界各国比较流行的排列模式，它便于集中管理，能节省办事时间，节约行政开支，有利于相 互合作，但容易相互干扰，也 有碍于身体健康。 半封闭式：即在敝开式的办公室内用组合式家具或其他材料，将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开，形成以工作台为中心的若干个“工作单元”。其长处便于集中管理，能节省时间和行政开支，有利于相互合作，缺点是经费开支较多，也不便于管理和监控。 分理制——职能分工型模式 又称“分散式”：就是将秘书部门的各小单位和人员分散地安排在机关、单位领导人办公室周围的专门房间里，从事其职责范围内的秘书职能活动。 这是我国传统的工作方式，它有利于密切与领导的辅助服务关系，有利于分级管理，也有利于保持工作环境的安静，但它不利于信息沟通，不便于工作协调，不便于监督检查，也不利于提高整体工作质量和效率。 五、秘书机构的性质、职能与工作要求 1、秘书机构的性质 （1）机密性（2）辅助性（3）综合性（4）服务性 2、秘书机构的职能 （1）助手职能（2）参谋职能（3）