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关于油田基建档案管理研究
关于油田基建档案管理研究【摘要】基建档案是油田企业档案管理的重要组成部分,它能真实反映建设项目管理工作的全过程,为基建项目的建设工作提供依据,包括项目建设的决策、施工、文件的编报、竣工等。可以说,基建档案是工程项目全过程的汇总。因此,做好基建档案的管理工作至关重要。但实际上,受多种因素的影响,油田的基建档案管理工作还存在诸多问题,影响了基建档案的利用价值。本文围绕油田基建档案的管理工作展开讨论,介绍和分析了基建档案管理工作的特点、重要性以及存在的问题,并就如何提高油田基建档案管理水平提出了几点建议,以期为油田企业提高基建档案管理水平提供借鉴。
【关键词】油田;基建档案;管理;提高对策
1.油田基建档案管理概述
1.1油田基建档案的内容
油田基建档案形成并贯穿于建设项目的酝酿、建设、竣工、使用等全过程。具体来说,油田基建档案所包含的内容,主要有项目的可行性调查、项目的提出、各阶段建设的决策、项目的评估、实地勘测、设计、调试、施工、竣工、验收、使用等方面的资料(包括纸质文字材料以及图纸、电子文件、声像、图表等形式载体的档案资料)[1]。油田基建档案能够真实反映工程建设的全过程,是企业重要的资源和财富,并成为鉴定工程项目质量和维护项目的重要依据。
1.2油田基建档案的特点
分析油田基建档案的特点主要有以下几点:⑴档案与工程实体相一致。油田基建档案的对象是每一个独立的工程项目,而每一个工程项目都是在特定的专业领域中形成,属于一个有机整体。若工程有所改动,档案也应随之发生相应的改动。保持档案与工程实体相一致的原则。⑵工作量大。油田基建工程项目一般战线长、面广、点多,且建设周期长短不一,决定了基建档案管理工作量繁多的特点。另外,一些工程需要边施工边设计,有些需多次设计才能完成,有些则需在施工中不断修改和完善,这也在很大程度上加大了档案管理工作的工作量和难度,基建档案管理工作繁重不可避免。
1.3油田基建档案管理工作的重要性
基建档案包含的内容决定了其在企业发展过程中的重要作用。基建档案是企业的一项基础性工作,是基建工程技术人员、管理人员在项目建设中成果的反映。因此,加强基建档案管理工作的规范化、合理化,对发挥档案的真正价值,提高企业的发展水平均有重要意义。另外,基建档案能够反映工程的质量水平,而工程的质量直接关乎建筑的使用寿命、人们的生命财产安全。将基建档案管理工作纳入工程质量管理体系中,工程人员可根据档案对工程的技术管理方法进行规范,同时,还可对建设过程中发生的事故进行分析,明确责任,并得出经验教训,可有效避免后期发生类似的事故,这对提高基建工程项目的质量起重要作用。
2.油田基建档案管理工作存在的问题
2.1归档管理意识不强
企业领导以及档案管理人员缺乏足够的归档意识,主要体现在:⑴不及时收集和整理档案资料。有些单位为赶工期或受经济利益的趋势,而出现“重工程、轻档案”的现象。实际上,很多单位却大大超出了移交资料的时间期限,而档案管理部门也没能及时催促,造成档案收集和整理不及时的现象,影响了档案管理工作的进程。⑵归档不规范。有些基建工程队伍的人员不稳定,流动性较大,而相关部门也没有安排专人负责档案管理工作,由于专业知识的缺乏,归档不规范现象层出不穷。另外,有些档案管理员缺乏实践能力,或缺乏责任心,致使档案管理工作严重脱节,资料丢失、损坏、流向不明等现象时有发生。
2.2基建档案管理模式陈旧
管理模式陈旧是影响基建档案管理工作效率和质量的重要原因。表现在:⑴受经费和人员数量等的限制,一些单位没有建立基建档案管理部门和专职档案管理人员,仅让其他管理人员兼职,致使档案管理的质量得不到保障。⑵有些档案管理部门的管理网络系统不健全,基础设施或设备难以满足档案管理的需求,影响了档案管理的效率。⑶科技水平不断发展进步,而当前的基建档案管理现代化水平却严重滞后,也是影响档案管理效率和质量的重要原因。
3.提高油田基建档案管理水平的措施
3.1增强档案管理意识
增强档案管理意识是提高基建档案管理水平的必经之路。目前,基建档案管理工作正朝着市场化、社会化、信息化方面发展[3]。首先,管理人员应转变传统的观念,与时俱进,认真学习《档案法》,对基建档案管理工作的重要性有一个全面的认识。再次,基建档案管理工作涉及的部门较广,需众多部门齐心协力才能完成工作。档案部门的工作人员应尽职尽责,多与各部门加强沟通,以提高各部门对档案管理工作的支持。最后,对档案管理人员加强业务培训,使其熟练掌握档案收集、整理、归档等工作环节的操作程序及技巧,不断提高其专业素养,培养出现代化的复合型人才。
3.2建立健全基建档案管理体制
参建部门应根据项目的特点以及档案管理的需求建立专
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