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档案信息系统建设效益管理探究 　　【摘要】档案部门是开发、利用档案信息的重要阵地[1]。档案信息的开发、整合与利用是实现档案信息工作现代化的客观要求和档案事业发展的必然趋势。因此，企业档案信息化发展的方向是实现档案开发智能化、利用网络化，运用科学手段和先进技术，建立数字化档案馆，充分发挥档案信息系统建设的效益，把档案部门建成一个接收、储存档案信息的基地和开发、利用信息资源的中心。 【关键词】档案信信息系统建设效益优化管理 一、引言 随着当今社会信息化工作的飞速发展，信息管理工作也已发生了很大的变化，主要表现在信息内容及载体的变，信息量的骤增，服务对象的变化，以及档案、图书、情报信息资源，作为企业和社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来[2]。 二、档案信息系统建设的效益管理的方法 通常，档案部门评价经济效益的方法有历史考察法等几种，因此，评价档案信息系统经济效益的方法也有以下几种：（1）历史考察法。在建设了档案信息系统以后，它对现行档案工作的促进作用体现在一些统计数据、统计报表、文献资料中，利用这些信息可以对一个时期或一个历史阶段的档案工作，档案具体部门进行评比分析，评价出该信息系统产生的经济、社会效益水平。（2）差额计算法。它是以绝对量形式（必须是价值形式）评价经济、社会效益水平的一种方法。用于档案工作各部门的基本模式是以可能收入与可能支出的差额表示，其基本表达式为：经济效益=可能收入一可能支出。对于档案信息系统而言，其所能产成的效益的公式应是：经济效益=建设后可能取得的经济效益一建设前可能取得的经济效益。（3）比率计算法。它是评价经济效益最普遍的方法。评价的标准是比值大于1，比值越大经济效益越好，反之则差。一般表达式为：经济效益=劳动成果/劳动消耗=产出/投入。如果仅就经济效益来评估档案信息系统的投资可行性的话，如果经济效益小于1，就不值得投资。（4）综合评价法。这是一种多种评价方法并用的评价方法，也是一种对档案工作社会经济效益评价应用最为普遍的方法。这种方法有利于克服上述单一评价方法的局限性或片面性、使评价更可靠、更科学。 三、优化档案信息系统建设的效益 3.1明确档案信息用户需求 （1）公司信息用户数量大、范围广，档案信息系统必须能覆盖全公司整个局域网。对于一个大的管理对象来说，信息化打破了以前物理上时间和空间的束缚，企业档案管理部门成为一个信息集散地和知识供应中心，用户可能分散在企业管理的各个角落，在家庭、部门或班组的任何一个计算机站点都希望能接触到自己所需要的资料。（2）信息用户类型复杂多变，档案信息系统应能够满足不同层面用户的需求。（3）信息用户需求观念不断转变，档案信息系统应能满足档案信息实用性的要求。 3.2明确档案信息服务需求 （1）信息类型多样性。档案室是一个综合性的档案资源管理部门，不但负责对公司在生产经营过程中形成的文书、科技、会计、声像、照片、实物等各个门类的档案进行管理，而且也负责公司生产经营中所需要的各类科技图书、期刊及标准情报的管理应用工作，因此，档案信息管理系统必须能适应部门职能管理的需要，发挥多种信息管理的功能，满足各级用户对档案信息多样性的需求。（2）数据更新及时性。随着信息时代的到来，各类信息更新的速度不断加快，信息的生命周期越来越短，有些信息时效性特别强，特别是各类情报信息，其自身价值会随着时间推移而迅速降低，因此，档案信息系统要能实现各类信息的及时更新。（3）信息利用连接性。在系统设计中必须考虑档案信息系统的稳定性，通过设置专职的系统管理人员，定期对系统进行检查维护，建立有效的安全防护措施，确保系统能够提供连续、稳定的档案利用服务。（4）信息交流双向性。档案信息系统要能在服务提供者与服务对象之间架起一座信息沟通的桥梁。通过统计分析利用情况、设立用户信箱、在线交流等，建立起与用户的交互园地，使档案信息系统打破单向的输出方式，通过分门别类仔细分析研究访问者的反馈信息，及时给予答复，实现双向交流。 3.3优化档案信息系统建设，提高效益管理的原则 前瞻性：优化后的档案信息系统不仅要满足目前各类档案、图书、情报信息化管理的需求，也要满足将来信息网络不断发展的需要，达到技术先进、成熟可靠。 集成性：优化后的档案信息系统能够在公司局域网络上实现各个分系统之间的数据集成，实现以系统、档案系统、标准情报系统数据综合管理，并提供完备的管理手段。 高效性：档案信息管理系统要有较高的执行效率，能结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。 可移植性：系统数据应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今