论职业院校行政文字秘书基本素养.docVIP

论职业院校行政文字秘书基本素养 　　作者简介：李超，男，四川建筑职业技术学院，讲师，硕士。 摘 要：职业院校行政文字秘书是学校领导者、主事者身边的办文、办会、办事的重要辅助人员，主要负责办文事务。对学校发展决策起着重要的参谋作用，对学校行政的有效运转有一定协调作用，职业院校行政文字秘书要较好的完成工作任务，就需具有高水平的职业道德素养、高超的公文处理能力、持续的学习能力和良好的人际沟通能力为核心的综合素养。 关键词：职业院校；文字秘书；基本素养 本文职业院校行政文字秘书（以下简称“文字秘书”）是指职业院校中在校级办公室从事文字工作为主的秘书人员，是学校领导者、主事者身边的办文、办会、办事重要辅助人员，主要肩负着办文事务，其素养对职业院校的发展有着重要的推动作用，应具备以下四个方面为主的综合能力培养。 一、高水平的职业道德素养 高水平的职业道德素养是做好文字秘书的前提，主要包括一下两个层面的内容。 首先要求文字秘书要热爱事业、忠于职守。文字秘书是一份综合能力要求十分高的工作，工作量大，却又枯燥苦寒。整天与文字打交道，做拟稿、校稿等工作，时常会因各种临时会议、突发事件等加班加点赶写材料，规模小一些的职业院校，因人员编制较少，文字秘书还需做大量的日常的事务性工作。另外，职业教育在整个教育体系中，目前来看还处于弱势群体，无论是中职教育还是高职教育，总体处境都比较艰难，职业院校的地位又很难为文字秘书职业发展提供一个用世俗眼光来看较好的平台；同时，职业院校也和其他教育机构一样是一个以教育教学为主要任务的社会单位，包括文字秘书在内的行政人员工作认可度不高，发展渠道并不通泰。基于上述各种原因，在文字秘书招聘的过程中，许多人望而却步。要做好职业院校文字秘书工作，需要有对职业教育的热爱和忠诚的基本道德素养，静下心来，甚至需要有淡泊名利的人生境界，扎扎实实的做好本职工作，历练提高。 其次要求文字秘书要执行力强、严守机密。文字秘书的工作具有很强的实效性，在特定时间要高质量的完成相应工作，文字工作与协调工作均需较强的执行能力。文字工作方面，比如会议纪要、交办事项、总结、计划、通知等各类文字材料都需要在特定时间内完成；协调工作方面，文字秘书主要为学校领导层服务，领导层的重大决策往往都会通过文字的形式上行下达，文字秘书在上行下达的过程中，起着重要的协调作用，要将上级的要求及时传达，下级的完成情况及时反馈等。保密工作相当重要，文字秘书往往是重大决策的见证者，比如文字秘书往往是党委会、办公会的记录人员，有相当多内容都涉及到学校秘密，甚至有部分内容涉及国家秘密，有些事件会对校园稳定、社会稳定带来一些负面影响，要求文字秘书必须要严守机密，否则会带来不可估量的损失。 二、高超的办文拟稿能力 办文主要包括收文和发文，要熟悉收发文程序，能高质高效的处理好相关文件是文字秘书最基本的业务能力。重点讨论一下办文能力中的拟稿能力，拟稿能力是文字秘书最关键的能力。 首先是理解能力。第一个层次是政治理解力，高职教育虽然以培养高素质的技术技能人才为特点，但首要的是要确保社会主义的办学方向，要培养社会主义的合格建设者和可靠接班人。要求职业院校的文字秘书具备高水平的政治素养，深入学习马克思主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系，将这些重要的科学的理论内化于心，在实际的工作中，运用科学的世界观和方法论观察分析实际问题，国家的政治导向体现在文字成果中。第二个层次是职业教育政策的理解力，职业教育正在蓬勃发展，但中国的职业教育尚处于探索发展阶段，近年来党中央、国务院、教育部对关于职业教育连续紧密的出台了许多政策、颁布了许多文件，要吃透政策、文件精神，如对校企合作、工学结合育人规律的探索、现代职教体系的构建、中国职教如何与国际接轨等重大问题的正确理解。第三个层次对高职学校发展情况的理解力。对外而言，每所职业院校有各自的特点，就高职院校的层次而言，有示范院校、骨干院校和普通职业院校，示范院校办学能力较强，其它次之；就地域分布而言，有沿海、中部、西部之分，沿海地区经济发达、企业密集，办学优势明显；就行业分布而言，有建筑、机械、交通、医学、司法等各行各业，与经济发展形势、人民群众结合十分紧密的行业院校生存状况较好。对内而言，学校的总体办学指标如何，教学体系、教育体系、行政管理体系、工勤体系等各方面情况的全面掌握。第四个层次是对学校领导层的办学思路的理解力，秘书工作主要是为领导层服务，领导层对学校发展如何定位、具体采用什么样举措等。 其次是文字撰写能力。第一个层次是文种合理运用，公文种类有通知、报告、请示等多种，在不同情况下，能正确采用公文文种，特别熟悉经常运用的文种。二个层次是表达准确，文字秘书的成果，并不是文学作品，不是为了突出文学