加强档案信息化建设 实现企业馆藏资源共享.docVIP

加强档案信息化建设 实现企业馆藏资源共享 　　【摘 要】通过本单位档案管理信息化建设的实践，逐步实现由传统档案管理转化为档案管理信息化管理，更大限度的实现资源共享，提升馆藏档案的使用效率。 【关键词】档案管理；网络化；共享 【Abstract】In this paper， the practice of unit records management standards implementation， fully articulated corporate records management standards implementation and business linkages. 【Key words】File management；Network；Share 档案管理系统是永平铜矿不可缺少的部分，它的内容对于永平铜矿的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。 随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高永平铜矿档案管理的效率。 1 档案管理的网络化条件 1.1 网络硬件的发展 20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为永平铜矿档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。 1.2 档案管理自动化初见成效 永平铜矿档案馆采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化管理提供了有利条件和强有力的技术保证。 2 档案馆网络化管理中存在的问题 2.1 由于历史的原因，永平铜矿档案馆自动化管理走的是一条自给自足的发展道路。档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研发出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案室无主题标引，共享性差。 2.2 虽然经过多年的努力，永平铜矿档案馆建成了规模大小不等的档案数据库。由于档案馆在建库过程中，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。 2.3 在档案馆现代化管理中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前档案队伍整体素质仍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。 3 档案馆网络化管理应用 3.1 建立永平铜矿档案馆网络化协调机构 建设永平铜矿档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划永平铜矿档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对建设永平铜矿档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设了各门类数据库、全文数据库。 3.2 加强标准化建设 标准化是自动化网络化的前提。永平铜矿档案馆网络化协调机构召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在