签证员工作流程.doc

签证员工作流程 1、票据检查 由于电子票据和纸制票据的号码需要一致，签证员在每天开票之前需要核对当前可用电子票据号码和实际纸制票据号码是否相同。如果票据号码不一致，按票据异常处理中提供的解决方案进行处理。 2、开票 1）机制票据开票 签证信息在签证系统中保存后，点击‘港务费发票’， 签证信息自动存在于列表中，点击‘收费打印发票’。（第一次开票时，系统跳出费收系统登陆界面）用自己的用户名和密码登陆进入费收系统： 确定后，弹出开票界面： 选择正确的缴款单位编码、结算方式、打印机，点击‘显示发票’，窗口中显示需要打印的港务费发票内容。 检查票据上显示出的号码是否与当前可用纸制票号相同，如果相同，进行开票处理。若不同，请判断原因并进行相应处理。 若此时发现签证信息输入有误，导致显示出的票据错误，点击‘取消’，取消该次打印，返回签证系统更正签证信息。 注：票面底色必须为金黄色（现结）或紫红色（期结），否则请检查缴款单位和结算方式，确认正确后才可以开票。 2）手工票据开票 手工票据开票的流程与机制票据开票基本相同，但需注意在选择打印机时选择手写票打印机。点击开票后系统自动存储签证信息，并不实际打印。 注：1、打印机一定要选择正确。否则就占用其他打印机票号，造成两个打印机纸质票据与电子票据都不同步。 2、一定有开封到该打印机可用的电子票据。若在该打印机没有可用的电子票据，请与票据管理员联系开封。 3、票据审核 收费复核员（或下一位签证员）在交接班时审核上一位签证员所开出的发票是否有误，如有错误按票据异常处理中提供的解决方案进行处理；如无误，签证员打印“票据日报表”，与收费复核员（或下一位签证员）一同签字办理交接手续。 具体步骤如下： 打开海事费收管理系统，进入审核(票据审核可根据目录式和卡片式两种方式进行审核，如图所示： 票据检查无误后，点击票据审核，可采用批审（将所显示的未审核票据全部审核）和单个审核两种方式进行票据审核。 注：票据的审核员和票据的签证员应为不同操作员。 如票据出错，则按票据异常处理中提供的解决方案进行处理。 票据审核完成后，进入审核(票据日报表。选择正确的日期、开票人、收款状态后，点击条件( 生成，结果如下图所示： 签证员打印“票据日报表”，与收费复核员（或下一位签证员）一同签字办理交接手续。 4、票据汇缴 规费征稽科费收人员来收取港务费票据、票款时，签证员将需要上报的票据汇缴。 具体操作步骤如下： 打开海事费收系统，进入汇缴(汇缴上报票款（按票据），点击窗口下部的‘筛选’，出现以下窗口，在客户栏中点击‘全选’，如下图所示。 点击确定，回到票据汇缴窗口。将窗口上部的‘已付款’金额拷贝到窗口下部的‘上缴款现金金额’中。 点击‘下一步’，如图所示： 检查上缴纸制票据和金额与汇缴汇总表是否一致后，确认后，点击‘上报’，系统通过WebService进行数据的汇缴上报。窗口如下所示： 点击‘确定’，系统自动生成汇缴单号： 点击‘确定’，回到汇缴窗口。点击‘打印设置’，选择‘横向打印’，如下图所示： ‘确定’后，‘打印汇总表’，将汇缴汇总表打印出两份，签证员和费收人员分别在两份汇总表上签字后，各留一份。点击‘完成’退出。 若由于网络问题而未能将汇缴汇总表传送到WebService上，需要重新传送时，进入汇缴(汇缴日志，如下图所示： 选择传输未成功的汇缴单，点击系统(导出，可以再次将汇总表传送到WebService上。 5、票据异常处理 1）票号同步 如当前可用纸制票据的号码大于电子票据号码，根据实际情况作票据‘作废’或‘丢失’处理。 进入海事费收系统(票据管理(票据编号同步，进入票据编号同步窗口。 选择打印机，票据类型，系统自动生成当前可用的空白开封票据号，在“票据号码”栏中填入当前可用的纸质票据号码。点击‘作废同步’，将电子票据作废。点击‘丢失同步’，对电子票据作丢失处理。 注：1、如果当前电子票据的票据类型没有可用的空白开封票据，则不能进行同步处理。 2、作废同步与丢失同步均为不可逆操作，清细心核准后再执行此项操作。 2）票据作废 若开票后发现票据错误，在对纸制票据进行作废后，进入海事费收系统作废电子票据：打开海事费收管理系统，在票据收费(签证收费中找到出错票据，点击‘签证收费’—‘作废票据’ 系统出现如下提示窗口。 点击确定将该票据作废。 作废票据后通过‘签证信息’—‘删除签证’，将费收系统中的此条签证信息删除。返回到签证系统中将该签证信息调出更改后重新打印。 3）票据冲销 若费收人员在汇缴之后发现票据错误，必须要求签证员对出错票据进行冲销。 进入海事费收系统(票据收费(签证收费，进入签证收费窗口。选定需要冲销的票据后，点击签证收费(冲销票据： 系统出现如下提示： 确认票据号码正确后，点击“是”，系统自动生成冲