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河海大学后勤集团档案管理实施细则 为切实加强后勤集团文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据集团实际情况，特制订本细则。本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及管理办法。 一、档案的收集与管理 1、坚持部门收集、管理文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件材料，由档案管理员集中统一归档和保管。 2、凡集团发出的公文，一律由集团办公室统一收集管理。 3、由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。 4、会议文件由会议主办部门收集归档。 5、档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。 6、档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。 7、立卷分工 （1）上级党、政、管理机构的来文，由集团办公室分别立卷归档。 （2）上级业务主管部门的来文，由本级业务主管部门立卷归档。 （3）各部门、办事机构和区域起草的文件、材料，由起草单位（部门）立卷归档。 （4）各部门办事机构和区域召开的专业会议或其它重要活动形成的文件材料，分别由各部门立卷归档；由几个部门联合形成的文件材料，由主办或牵头部门立卷归档。 （5）由下级部门起草，以上级的名义发布的文件，由上级部门立卷归档，起草部门存副本。 二、档案的立卷 1、组卷方法 （1）集团形成的文件材料是组卷的主要内容。 （2）上级针对集团的主要发文，同集团同类问题一起组卷。 （3）上级（包括归口管理部门）下发的普发性文件，按问题特征组卷；文件数量少时，可按发文单位特征组卷。 （4）人事任免、机构设置、启用印章等文件，按问题特征分别组卷。 （5）各种会议记录、纪要和大事记、简报等以及各种会议文件材料，按名称特征组卷。 （6）各种典型经验、调查材料，可按问题特征组卷，也可按作者结合名称特征组卷。 （7）集团领导在各种会议上的讲话材料，随会议文件一起组卷。 （8）各种报表、花名册，按名称特征组卷。 （9）请示与批复等文件，按问题特征组卷。 （10）文件形成针对时间不一致时，可做如下处理： 1）一般文件在形成年度立卷；重要文件在批准年度立卷。 2）多年的计划在起始年度立卷；工作总结在终止年度立卷。 3）总结与计划写在一起的，根据主要内容确定立卷时间。 4）跨年度处理完毕的文件，在处理完毕的年度立卷。 5）跨年度的会议文件材料，在会议召开的年度立卷。 6）集团转发或批转的文件，按转批时间立卷。 7）跨年度的请示与批复按批复年度立卷。无批复的重要请示在请示年度立卷。 （11）档案盒正面应附有《案卷封面》（附件1）。 2、卷内文件排列 （1）按文件的重要程度或时间顺序排列。 1）密不可分的文件按重要程度依次排列，集团文件材料在前，上级或下级文件材料在后。 2）请示与批复，批复在前、请示在后。 3）正文在前，附件在后。 4）转发件和被转发件一起组卷时，转发件在前，被转发件在后。 5）印件在前，定稿在后。重要法规性文件的历次稿件依次排在定稿后。 6）非诉讼案件排列顺序为：上级批复、结论（处分决定）、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、组织说明、基层意见等。 （2）按问题—时间排列 反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。 （3）按地区—时间排列 由同一管辖区内的几个单位组成一卷时，先分开单位再按时间顺序排列。 （4）按作者—时间排列 先分开作者，再按时间排列。 （5）按姓氏笔划排列 对某些人事案卷组成的卷，可按姓氏笔划排列。 3、卷内文件编号（采用阿拉伯数字） （1）卷内文件系统排列后，用铅笔编写页号。 （2）凡有文件字迹的页面，均应一页编一个页号，正面编在右上角，反面编在左上角。 （3）大张图表折叠后，编一个页号。 （4）装订的案卷要填写本卷总页数。 4、编制卷内目录（附件2） （1）编写顺序号 按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请示与批复要分别编顺序号。 （2）填写责任者 填写文件制发部门或个人名称，可用通用、确切的简称。各种简报、情况反映的作者，填写编发部门名称。 （3）填写文件字号 填写文件字号（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。 （4）填写文件题名 填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“[ ]”。 （5）填写文件页号 填写文件页号时，用阿拉伯数字。 （6）填写文件形成日期 填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。 5、案卷装订 （1）装订前要拆除文件