中文版Project 2007实用教程ch13.ppt

计算机基础与实训教材系列 第 十三 章 学 习 目 标 本 章 重 点 13.1 发布项目信息 13.1.1 通过电子邮件发布信息 13.1.2 使用Exchange公用文件夹发送信息 13.1.3 使用Project Professional发布信息 13.1.4 发布项目中的文档 12.3 查看和响应任务 13.2.1 查看任务 13.2.2 响应任务 13.3 管理项目 13.3.1 将任务更新到项目计划 13.3.2 创建与发送状态报告 13.4 上机练习 * 《中文版Project 2007实用教程》 项目沟通协作管理 对于项目来说，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目沟通和协作。没有良好的项目沟通和协作，就会影响项目的发展和人际关系的改善 。 发布项目信息 查看和响应任务 管理企业项目 在项目实施过程中，常常需要共享项目的有关信息，例如项目计划、项目范围、项目目标和工作纪律等文档，为了能更方便、更及时地共享信息，可以将这些文档通过电子邮件和公用文件夹，发布为图片或网页，上传到内部网站中 。 通过电子邮件发布信息 使用Exchange公用文件夹发送信息 使用Project Professional发布信息 发布项目中的文档 随着Internet的发展，电子邮件已成为人们交流信息的重要工具。在Project 2007中，可以将整个项目文档作为附件发送，也可以将选定的若干任务和资源信息作为附件发送 。 如果企业局域网中安装了Microsoft Exchange服务器，项目文档就可以保存到Exchange公用文件夹中，供所有项目成员查阅 。 为了让没有在计算机中安装Project Professional 2007的工作组成员查看关于自己的工作任务或项目信息，需要将项目发布到Project Web Access中才可查看。 完成项目计划的制定后，就可以发布给工作组成员，提醒他们开始准备工作，此时就需要发布整个项目计划 。 项目中的文档为项目计划提供了更多的信息，例如各项规章制度、质量评审标准等，为了让工作组成员更加清楚地认识计划目标和相关规章制度等，可以发布项目文档。项目文档可以随项目计划作为附近发送，也可以保存到Exchange公用文件夹中，也可以发布到Project Web Access 。 发布项目计划后，工作组成员不仅可以查看自己的任务，而且还可以对项目经理分配的任务做出响应 。 查看任务 响应任务 发布项目计划后，工作组成员需要查看自己的任务以及任务时间等。安装了Project Professional 2007的成员可以直接查看作为附件发送的项目计划，或保存到公用文件夹中的项目计划。而没有Project Professional 2007的成员则无法直接打开查看，需要通过Project Web Access来查看。 工作组成员通过Project Web Access只能查看自己的任务，不能查看其他成员的任务 。 在工作组成员查看了自己的任务后，可以根据自己的情况来响应任务，例如，更新任务、拒绝任务、创建新任务和创建待办事项等 。 工作组成员响应项目经理所分配的任务后，将任务的更新、出现的问题和风险都反映给项目经理。项目经理需要对工作组成员的任务更新进行核实，提出解决问题的方法，并对项目进行管理 。 将任务更新到项目计划 创建与发送状态报告 默认状态下，工作组成员对项目任务更新后，不会保存到Project中，也不会直接更新到项目，而需要项目经理进行审批，只有经过项目经理核实后，批准任务更新才会将这些信息保存到项目中。当然，工作组成员认为这些信息不需要经过核实，也可以设置为自动更新。 默认状态下，项目经理需要手动更新工作组成员发出的更新任务、拒绝任务等信息。这样，项目管理员才有更充足的时间去管理好项目进度 。 到了一定的时间，项目经理就会要求项目工作组成员填写状态报告，汇报项目任务完成情况。通过收集报告，可以了解现阶段的工作成果、出现的问题等 。 假设用户已经建议了“办公室搬迁”和“住宅建设”两个项目文档。本章上机实验主要通过发布“办公室搬迁”和“住宅建设”，练习使用Project Professional发布项目计划和项目文档等操作 。