浅议档案管理对公共图书馆作用.doc

浅议档案管理对公共图书馆作用 　　摘 要：档案管理作为图书馆管理的一部分，肩负图书馆档案的收集、传播、开发和利用等职责。本人通过我馆参加全国公共图书馆第四次评估定级工作，深刻认识到加强图书馆档案资料管理迫在眉睫，并要在工作观念和管理模式上不断创新和改进。 关键词； 档案管理 ； 公共图书馆； 作用 2013年6月，文化部对全国县以上公共图书馆进行了第五次评估定级，目的是运用评估定级这一手段，调动图书馆争先创优的积极性，增强图书馆的业务建设与科学管理，提高图书馆的服务水平，促进图书馆改善办馆条件，进而有力推动公共图书馆事业的更大发展。富平县图书馆作为县级公共图书馆，首次参加文化部对公共图书馆的评估定级，通过参加评估和对评估定级细则的分析，发现档案资料在评估定级中起着举足轻重的作用，它不仅是图书馆工作业绩的真实反映，也为图书馆制定工作计划、指导和改进工作提供参考资料，同时也是国家对图书馆进行评估定级的重要依据，因此，抓好图书馆档案管理工作，直接体现着图书馆工作的整体水平。 本人通过参与本馆参加全国县级以上公共图书馆评估定级工作的全过程，以及和同行们的交流、探讨，有以下几点感想，愿与同行共飨。 一、 图书馆档案工作存在的问题 （一）档案意识淡薄 未参加过评估定级的公共图书馆，存在档案意识淡薄的问题，馆领导没有充分认识到图书馆档案资料的重要作用，忽视档案的自身建设。在参加评估定级时，出现业务统计只有一些表格，没有反映表格中的相关资料；一些活动资料东一块西一块，没有集中归档，工作汇报资料写的天花乱坠，脑子里装着好多工作，但拿不出反映这些工作的相关档案资料，这与平时不注重档案资料的及时收集有直接的关系。 （二）档案建设滞后于图书馆业务工作 图书馆档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段，普遍落后于本馆业务部门，没有专门的档案管理机构和工作人员。这些情况较大程度上制约着图书馆档案工作的发展。因为，档案资料是在管理工作和业务活动的过程中形成的，这就要在平常的工作中及时收集和整理第一手资料，按照建档程序，客观真实记载当时的活动情况，这样，档案工作就能为本馆发展提供快捷、有效的服务。 （三）档案管理人员水平不高 公共图书馆档案管理人员大多是兼职，只负责登记、收藏、保管等一般性管理工作，没有经过档案管理专业培训，对馆内所生成的档案不能做到规范化、科学化、系统化的归档、统计分析，使档案不能得到有效利用。 二、 如何加强图书馆档案管理工作 图书馆档案是在图书馆各种活动中自然形成的，并为一定目的保存下来，具有查考和利用价值的各种不同载体的文献资料。它是图书馆各项活动的原始记录，真实记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆管理工作的改进及未来的规划和发展起着重要的作用。因而，加强图书馆档案工作势在必行。 （一） 提高认识、增强意识，成立档案管理机构 做好档案管理工作，首先要领导重视，认识到档案资料对图书馆发展的重要性，并不断增强全馆干部职工的档案意识，成立档案管理机构，确定档案管理的分管馆长、管理员等，来具体负责档案的收集、整理、归档、统计分析，以备后用。在图书馆的评估定级、文明单位、巾帼文明岗的评比评选等活动中，都非常看重单位开展各项工作的原始档案资料，对馆内所做的一切工作，都需要有图片、影视、原始数据等资料来证明。因为图书馆工作比较特殊，原始资料来自不同的行政和业务部门，这就要求各部门分设自己独立的兼职档案管理员，负责向专职档案员及时准确地提交归档材料，比如图书、杂志的借阅登记册、读者办证登记册、利用共享工程设备举办培训、讲座、播放投影等情况，专职档案员对提供的资料进行整理、分类、归档，并进行综合分析，作为馆领导制定决策的依据。因此，只有培养全馆人员的档案意识，明确档案的重要性和必要性，做到人人参与，注重收集原始资料，才能保障档案工作的顺利进行。 （二）建立健全档案制度，做到档案及时收集、归档 常言道：没有规矩、不成方圆。同样，没有制度的约束和规范，档案工作也难做到尽善尽美。图书馆可根据《档案法》和国家有关档案、文件的管理规定，结合本单位实际，制定出适合本单位的档案管理制度，建立档案人员岗位责任制度、整理归档制度、库房管理制度、借阅制度、鉴定销毁制度等，使档案管理有章可循，做到将单位各个时期产生的有关文件活动、计划总结、业务统计、工作测评、学术交流、文献建设、读者服务等原始资料，及时收集、整理、分类归档，确保档案材料的真实性和完整性。对于装订的期刊杂志、报刊，在机关、企事业单位及社会各界收集的地方文献，要设立专柜，专人管理，以方便读者的查询。特别对馆内收藏的具有上千年历史的古籍书目，要针对不同的纸质和装订方式，做相