材料五秘书的心理素质与心理调节.doc

秘书的心理素质与心理调节 现代秘书活动的紧张性、快节奏、高压力等特点，都对秘书的心理品质提出了越来越高的要求。为此，秘书在自我发展、自我完善的过程中，要努力提高自己的智力水平，力求塑造自己的良好性格，同时还要学会自我心理调节，保持愉快健康的心理状态，以适应新时代秘书工作对秘书人员的新要求。 心理，实际上是人脑的机能，它包括智力和非智力因素两个部分。智力，即人们通常所说的“聪明”程度，是人们在认识客观事物过程中所形成的稳定的心理特点的有机综合，它反过来又保证了人们进行有效的认识活动。非智力因素又称为“动力”，是人们对思想和言行带有指向、激励或控制作用的动机、兴趣、情感、意志、气质、性格等个性心理品质。 （三）记忆力 记忆力，指的是人们把感知和认识的外界事物在头脑中储存和再现的能力。记忆是每一个健康人都具有的正常的心理活动，只是强弱不同。做任何工作都需要记忆力，秘书工作尤其如此。秘书辅助领导综合信息、研究政策，制定决策和计划以推行工作，没有较强的记忆力根本不可能做到。尽管秘书可借助于笔记、资料、录音，甚至是电脑来储存信息，但是，以上这些不可能随时带在身边备用。大量的信息、数据、经验、现象等需要用大脑来记忆，才能随时提供领导咨询，起到拾遗补缺的作用。秘书的记忆力必须具备准确、快速、持久的良好品质（即记得准、快、牢）。 1、记忆的准确性。它要求秘书对重要文件、讲话能整句、整段甚至整篇的一字不差的记忆、回忆；对重要数据精确记忆；对重要现象、情况能准确、全面地复述和描绘；对重要的图书资料能记住他们的作者、出处、时间、出版单位，以便随时查阅，而不能含混，说“大概”、“好象”、“差不多”。因为这些资料、数据等都有可能成为领导讲话、决策的材料和依据。当然，重要的讲话、写进文件的资料，不能单凭记忆，而必须查对核实清楚才行。 2、记忆的快速性（敏捷性）。指的是秘书要能在短时间内把听到的讲话、看到的材料和迅速变化的情况即时记住，并能在短时间内或在需要使用时迅速回忆起来。这就是通常所讲的“强记”功夫。这是秘书工作特性对秘书的要求。有些重要的文件资料不可能长期留在秘书手中，有些重要的领导讲话和突发性的情况更是转瞬即逝，需要秘书抓住时机，集中注意力，在阅读或观察的同时，快速的加强记忆。 3、记忆的持久性。指的是某些重要的、具有历史价值的资料、情况需要秘书较长时间保留在记忆库里。这就要求你经常的回忆、复习这些被记忆的材料，以加深印象。有时，重复、回忆以往的记忆，会有新的体会、新的发现，即所谓的“温故而知新”。当然，需要长期甚至终身记忆的材料很少见，大部分材料都具有时间性，只是需要记忆的时间长短不一而已。秘书的记忆通常处于不断的更新状态。即一部分失去价值的材料，秘书要善于忘却，同时要随时补充需要记忆的材料。记忆的持久性是相对而言。 秘书要增强记忆，主要靠有意识的记忆，即对需要记忆的对象在初次接触时就集中注意力观察、体验或阅读、理解以加深印象，过后短时间内再重复、回忆以加强记忆。具体的技术性方法有：对人物形象可用特征记忆法、情景（背景）记忆法、比较记忆法；对姓名，可用谐音记忆法、默念记忆法；对文件资料可反复阅读强化记忆法；对事物可用细节记忆法，时、地、人三因素结合记忆法，联想记忆法；对书本知识可用复述记忆法、提纲记忆法、图表记忆法、交叉穿插记忆法等。当然，秘书人员不能单凭脑力记忆，还应辅之以更可靠的文字记录、机器记录。秘书人员应随时携带备忘录（笔记本），养成重要材料随手、随时记录的习惯。 （四）秘书的想象力。 想象力指的是人脑对已有的形象进行加工、制造从而塑造出假想的新型象的能力。 一般说来，秘书工作的对象总是客观的、实际的、具体的，似乎不需要什么想象力。其实不然，秘书工作者要使自己的工作富于创造性、开拓性，做到超前服务，同样需要施展想象力。如：秘书参与制订一项地区发展远景规划，就需要把文字、图表、数据以及画在纸上的图纸，通过丰富的想象描绘出一副美丽的、色彩斑斓的蓝图。只有加上丰富的想象，制订出的规划才能充满激情和豪情，起到激励人们为实现它而奋斗的决心和信心。又如起草一份文件，也需一点想象力，想象会议因为你的文稿而圆满结束和报告发表后所起的积极推动作用，秘书才不至于对眼前的工作感到枯燥和乏味。 秘书的想象力应具备以下特征： 1、想象的现实性。秘书发挥想象力不像诗人或作家，可以神思飞扬、任意驰骋，而是要根于现实，在现实的基础上进行高于现实、远于现实的想象。即秘书的想象力是从现实出发，想象出可能达到的前景或美景，而不是远离现实、超越现实的、主观的、浪漫主义的想象。因为秘书写作公文文稿毕竟不是进行小说、诗歌的创作，秘书制作规划，也不同于画家做画，秘书想象的事物也毕竟不是理想中的事物，而是经过努力后不久可能实现的