会务管理 参会人员送别.ppt

参会人员送别 一、引导与会人员安全退场 引导与会者退场 打开会议厅所有出口 先引导与会领导离开会场 如果会场有多余的通道，与会领导和其它人员各行其道 引导车辆驶离 会前做好泊车安排 最好划分停车区 领导车辆先行离场 其它车辆按顺序离开 二、离会服务工作 及时和与会人员清理结算帐目 提醒与会代表归还借用的文件、物品；不要遗忘自己的物品 为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票 了解自带车辆人员的返回日程，路线及车辆油耗等情况 安排送行车辆，将外地与会者送到机场、车站或港口 请示领导后，为与会人员解决相关问题。 安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。 和与会人员清理结算帐目 会议一结束，会务主办方就要安排与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票。 1、由主办方承担全部费用的会议。结算项目基本相同，包括车船费用、住宿费用、会议费用。 结算程序相对复杂。发邀请函就要做好准备，会议回执项目要设计齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。之后，会议主办方就可按参会人数准备现金。 2、主办方担负会务费，其它费用与会者自理的会议。 其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车船费、旅游参观费用。有的会议旅游参观费也是主办方承担，与会者单位一般负责报销住宿费和车船费，其他不予报销。一般会议组织者将餐饮费与住宿费一起计算，开一张发票。会务组要在与会人员离会前开好发票，或嘱咐其离会前到宾馆前台结清帐目，开好发票。 3、所有费用由与会者担负。这种付费方式的会议一般是由会议公司来承办，会议组织者要为与会者开清以下发票：其一是会务费发票。可报到时开具；也可先开收据。二是住宿费发票，一般先开收据，与会者离会是到宾馆前台换取正式发票。 发放回程票，安排人员送站 一般在代表报到时请他们登记回程日期和回程车票 根据登记情况，会务人员要及早和售票处或旅行社联系订票 发放回程票时间应该根据与会代表所订返程票的时间而定 送站，是会务人员为与会者所做的最后一件事，也是展示会议组织者美好形象的重要一环。 会务组根据与会者的身份、职务、年龄和身体状况以及车辆的承载能力安排合适的人员和车辆送站。 如果身份地位高的贵宾，则由组织方的领导亲自送站。 了解自带车辆人员的返回日程，路线及车辆油耗等情况 以帮助选好返程路线，选好加油站把车油加好，处理好各种特殊情况 会务秘书要有危机预防意识，提醒安全驾车，做电话回访。万一出特殊情况，请示领导，帮助解决。 安排好暂留与会者的住宿及膳食等工作 帮助安排住宿和膳食方面的相关事务 如果有特殊要求，会务人员应该在领导批准的情况下尽力帮助解决。 二、会场清理与会费结算 会场清理 1、清理会场用具 如果在本单位会议室开会，会务人员只将会标、桌牌等针对本次会议的相关标志撤走，恢复会议室原貌。 如果是租赁会议室，清理工作就复杂许多。 还清借用、租用设备的设备，如因特殊情况不能归还，应将其归库，并派专人保管。 撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗，绿植等。 清点会议用品、用具，能再次使用的归库管理；一次性用具进行销毁。 将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗干净。 撤走会场外的会议标志，如通知牌、方向标等； 通知配电人员切断会场不再使用的电源，并通知服务人员关闭会场。 2、清理会议文件 收回清退文件，及时保存、销毁。 二、会费结算 一、住宿费、会场租赁费等费用的结算 会议结束后，秘书及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租借费、设备使用费以及开会期间的其他费用。 如果会议组织方承担全部费用，会务秘书要及时和酒店结清住宿费，开具好发票，以便回单位进行财务结算。 需要注意的是，住宿费不包括使用房间的长途电话、客房小酒吧、在酒店签单等费用。会议主办方所收取费用一般也不包括这些费用。所以，为了不找麻烦，会务人员可以事先要求酒店宾馆撤掉这些服务项目或向与会人员交代清楚。 和单位财务部门的决算 预算经领导审批后，会务人员就可以到财务部门预支会议经费。 会议结束后，会务工作人员与财务人员应按会议预算计划，进行会议开支的财务决算。 如果超出经费预算指标，要说明充分理由才能报销。