AA公司公文使用规范.doc

AA商业零售策划服务有限公司 公文使用规范 为适应AA公司规范化的管理要求，建立健全公文管理制度，规范公文运行流程，根据集团有关公文管理的规定，特制定本规范。 第一条 公文使用范围 公文是传达、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。 第二条 公文处理部门 行政人事部是公文处理部门，主管并指导各部门的公文处理工作。 第三条 主要公文种类 一、通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，任免和聘用，用“通知”。 二、通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。 三、报告：向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。 四、请示：向上级请求指示、批准，用“请示”。 五、函：向合作单位及其它外部单位商洽工作，询问和答复问题等，用“函”。 六、会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，用“会议纪要”。 第四条 公文成文规范 一、关于发文字号 主要分为AA字号、AA财字号。 （一）AA字号指行政类文，主要为行政管理类，包括重要的决议、决定、人员任免、聘任通知、规章制度、办法的颁布、通知等（一般性的会议通知除外）。 （二）AA财字号指财务类文，主要为财务管理类，包括财务管理制度、表格等。 二、关于发文流程 公文由公司总经理批准签发后，到行政人事部办理登记手续，文号使用由行政人事部统一管理。 第五条 存档管理 AA字号（行政类）发文原件交行政人事部归档。 AA财字号（财务类）发文原件交财务管理部归档，复印件归行政人事部归档。 第六条 其它注意事项 一、公文使用须遵循一事一文的原则，文字须简明扼要； 二、发文应统一使用打印件； 三、向上级部门的行文，应只主送一个上级部门，如需同时送其他相关部门，可用抄送形式； 四、对外公文发文，应当加盖公章。 第七条 本规定自发布之日起施行。附件1：AA公司内部联系函（公司内部使用） AA商业零售策划服务有限公司 内部联络函 收件部门 收 件 人 发件部门 发 件 人 抄 送 发件日期 重要程度 □一般；□重要；□非常重要；□保密(绝密)； 紧急程度 □一般；□紧急；□特急； 联络目的 □批示；□处理；□协调；□发布；□参考； 文件编号 主 题 （以下是正文） 部门负责人审核意见： 总经理批复意见: 文件编号编写方法： 部门首两字拼音缩写/年份 /文件序号. 如：DD/2011/0001 订单管理部：DD 经营分析部：JY 财务管理部：CW 行政人事部：XZ 产品供应部：CP 技术工程部：JS 附件2：AA公司内部联系函（报送集团使用） AA商业零售策划服务有限公司 内部联络函 收件部门 收 件 人 发件部门 发 件 人 抄 送 发件日期 重要程度 □一般；□重要；□非常重要；□保密(绝密)； 紧急程度 □一般；□紧急；□特急； 联络目的 □批示；□处理；□协调；□发布；□参考； 文件编号 主 题 （以下是正文） 总经理审核意见： 审批意见: 集团办（总裁）意见： 附件3：AA公司文件会签表 AA商业零售策划服务有限公司 文件会签表 兹通知以下各部门（负责人）对本文件进行会签，请各部门给予审阅并回复意见。 会签跟进部门：________________ 文件编号 文件主题 起草部门 起草日期 会签部门 □总经理 意见： 签名日期： □订单管理部 意见： 签名日期： □经营分析部 意见： 签名日期： □产品供应部 意见： 签名日期： □技术工程部 意见： 签名日期： □财务管理部 意见： 签名日期： □行政人事部 意见： 签名日期： □ 意见： 签名日期： 拟稿 拟稿人填写表格 所属部门经理审核 总经理审核 行政人事部编号 发文 归档 2、发文管理流程图【需要印鉴类】 拟稿 拟稿人填写表格 所属部门经理审核 总经理审核 【盖章（无公文呈批表需填写印章申请表）】 行政人事部编号 发文 归档