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千里马系统客人接待及收银帐务操作
客人接待 Reception
《图:接待主界面》
接待概要
接待系统的主要功能是完成已预订或未预订的散客、团体的入住登记(Check In),包括填写入住登记表、分配房间、确定房价和付款方式,控制客房的当前房态,并对在住客人提供设置同住、加床、换房、续住、留言、问讯、退房等日常服务。
入住登记的目的:法律上户籍管理的规定、获取客人信息、确认房类房价、统计报表依据作为酒店与客人的合同,也作为财务追收的原始凭证为客人入住后各种帐单、表格、文件的形成提供原始依据。
前台接待处是客人见到酒店的第一印象,快速地为客人抵店和办理入住登记手续的过程非常重要。
入住登记对于散客和团体、有预订和无预订的客人有所不同。对于有预订的客人,只要确认客人的订房要求,在预先打印的入住登记表上签字,保证一种支付方式,挑选合意的房间,递上预先准备好的房卡和钥匙,附带祝福的问候,整过过程在电脑系统的协助下可能只需要两、三分钟。对于没有预订的步入客人(Walk-in),情况稍为复杂一些,需要查核酒店的空房存量看看能否满足客人的要求,向客人推销客房和服务,手工填入入住登记表并输入电脑(或事后输入电脑),同样要保证支付方式,即时制作电子门钥和房卡等,办理的过程可能需要5到10分钟的较长时间。
通过电脑系统加快前台入住的登记手续、尽快开房休息,对客人非常重要。试想,经过长途跋涉抵达酒店的客人还要拖着疲惫的身躯走近拥挤的前台排队等候,是多么令人沮丧的事情。幸好,千里马V7.2的完美而便捷的功能为酒店的接待工作提供了有力的工具。
接待视图
千里马V7.2以动态工作视图的方式来组织与前厅接待及服务相关的各项功能。接待视图预先定义了:
在住客人
预订客人
离店客人
按团体分组的在住客人
酒店也可以根据需要增加所需的视图,例如预计当天抵店客人视图。
接待视图支持灵活的客单查找和排序:
按帐号、姓名、房号、抵店日期等项目快速定位查找客单。
按帐号、姓名、房号等所有预订单上的项目组合条件模糊查询客单。
按帐号、姓名、房号等项目排序
预订入住
对于有预订的客人,由于已事先登记了客人的必要资料,因此入住手续比较简单。通常只要预先用“打印表单”功能提前打印好客人住宿登记表,并提前配好钥匙,客人签名确认即可。打开客单时,如果是客人的生日,则提示今天是客人的生日。
操作上,在接待视图上选择“预订客人”或“预计今天抵店客人”视图,在查找区输入入“姓名=XXX”定位到此客人的预订记录,也可以选中多个客人成批入住,执行命令区的“预订入住”功能。如果未提前排房,可以在“预订入住”窗口即时排房。确认后,这些预订客人转为在住客人。
散客步入
对于没有提前订房的客人,我们可以用“散客入住”打开一张新的入住登记表(客单),并根据客人填写的住宿登记表的内容,在屏幕上填入客人的姓名、抵离日期、房类、房号、房价、结算方式等基本资料,即可完成客人的快速登记。
入住登记表(客单)与预订单的内容基本相同,也分为订房资料、客人资料、其他资料、图像资料四个屏幕输入,一般系统对上述项目均预先填入默认值,并可根据客人实际要求快速修改。通过系统参数可以设定必须填写的项目(加粗显示)。客人姓名右方的按钮:是用于通过身份证扫描快速登记,前提条件是已安装好指定的身份证扫描仪,目前支持扫描的证件包括身份证、护照、回乡证等。
客单中的一些特别项目说明如下:
客历档案:如果客人是回头客,则在客人姓名栏按F4可调出客历档案目录,并从中查找对应的客人的档案,选中返回后会自动填入客人姓名、证件号码、兴趣爱好、特殊要求等资料,以提供预订记录的速度和效率。如果填入身份证号码,系统会自动识别出出生日期、性别、行政区划等项目,并自动校验15位或18位身份证号码的正确性。对于客人姓名和证件号码都已填写的新客人,系统会即时自动建立其客历档案。
安排房间:在确定房类后,在房号处按F4可调出排房窗口,可以按建筑、楼层、房类、房态、房间特征(朝向、风景、单双号、无烟、女士、近电梯等,可自定义)组合条件筛选房间。排房时会显示对应抵离日期时段的冲突客单,避免与未来预订或在住客人的排房发生冲突。如果是从房态图选中一间空房来做散客入住,则客单中会自动填入此房号。
在处理散客入住时,系统也支持散客团的快速入住, 其处理如下:先填写房数,然后再进行排房,选择多间房间以后,在保存时系统会根据所选择的房间自动生成其它的客单,并且自动为这些客单建立关联,原始的客单则默认为关联的主帐。通过工作视图的团体分组视图就可以看到该散客团。散客团也支持团体包费,其处理和团体一致,也可以通过“成批设置”功能进行设置转帐指令。
确定房价:一般选取预先确定的房价代码,对应此房类的实际房价就会自动填入。如果低于标准房价,通常要求填入折扣授权和定价原因。如果客人的已签协议的合约公司的
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