工 程项目档案管理工作.ppt

工 程 项 目 档 案 管 理 1、充分认识建设项目档案的重要性 （1）在项目建设期，项目档案是项目管理、验评、结算、审计的主要依据。 据国家电网公司介绍，三峡输变电工程建设共形成档案33679卷，在工程建设的10年（1997-2007）间，仅在国家电网公司总部及其下属的交、直流公司、信通公司等档案部门查阅三峡输变电工程档案的就有几千人次，调阅案卷上万卷次。其中三峡输变电工程审计查阅档案4000余卷，环保验收查阅档案近600余卷，后评估调阅档案800余卷，单项工程达标投产、工程创优调阅档案达几千卷。完整、系统的档案资料为领导决策、工程建设管理提供了可靠依据。  （2）项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。 在2008年抗冰抢险工作中，三峡输变电工程档案更是发挥了不可替代的作用。冰雪灾害影响了三峡输变电工程5条交流线路、2条直流线路，倒塔及严重损坏的铁塔80余基，涉及到12家施工单位、9家监理单位、35个铁塔厂家和42个导线厂家。为及时给抗冰抢险现场抢修工作提供资料图纸，档案部门加班加点，共查阅施工记录、监理记录、铁塔供货合同、设计变更、铁塔杆塔明细表等案卷800余卷，传真、扫描、复印1023页，及时、准确地把资料信息输送给抢修一线，为抗冰抢险赢得了时间，提供了胜利保证。 （3）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收 2、如何做好建设项目档案管理工作（1）各级领导要高度重视建设项目档案工作。 建设单位（含筹建处或管理处等）是建设项目的投资方或代表项目投资者对项目建设进行管理的，只有建设单位自身重视项目档案工作，才可能做好。  （2）加强对建设项目档案工作的组织领导  ·成立建设项目档案工作领导小组 ·成立项目档案管理机构 ·指定专人负责  ·明确的岗位责任考核并与奖惩挂钩 （3）建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。 《项目文件、收集、整归档管理办法或规定》 《项目文件收集、归档范围和保管期限表》 《项目档案分类、整理方案或方法》等制度或规范。 （4）建设单位和各参建单位档案部门或人员提前介入 认真履行项目档案工作的业务咨询和跟踪服务工作，使项目档案工作与工程进度同步。 将“三参加”“四同步”制度纳入项目档案管理工作。 下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求，在项目开工时介入指导，项目建设过程中间进行检查，项目完工进行验收。  “三参加”：参加项目设备的开箱验收，参加工程例会，参加单项或单位工程验收或总验收。 （5）项目档案工作纳入合同管理 预留部分工程款，保证项目档案的完整、准确、系统归档后结算。  1）建设项目中各方应以合同形式约定竣工文件和竣工图编制及移交的责任，可在设计合同、施工合同和监理合同中明确，也可单独签订合同。 2）由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数)，以及因修改增加新图的责任；凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。  3）施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。 4）监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。 （6） 强化对重点档案的收集。 前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议和竣工图等 重要的声像材料，如项目开、竣工仪式、项目建设关键节点、部位的照片、录音（像）带 竣工图章问题 （7） 整理出一套单项工程与项目档案档号对照表。 （8）项目建设单位或总承包单位要联合监理单位对项目档案质量进行审核。 （9）项目档案经验收合格后,应及时移交项目建设单位档案部门集中统一管理。建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。  工程项目文件收集质量基本要求:1、完整、准确、系统2、原件（无原件，可归复印件；无原件，视最初接收的外单位的文件为原件）3、字迹、图样清晰、图表整洁（从其是否具备可复制性且复印件否清晰可读来评判）4、签章完备5、书写材料要求（不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水、涂改液等） 项目档案质