文件连续体理论 综述.ppt

“两种理论”的不同点 三、内涵不同。 文件生命周期理论对于文件生命周期的阐述，主要集中在文件运动阶段划分上。 文件连续体理论内容丰富，它构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程，这一体系主要构建于四个轴之上：文件保存轴、凭证轴、业务活动轴、形成者轴。 “两种理论”的相同点 一、都是对文件运动规律进行研究 文件生命周期理论是对文件全过程的研究，只不过文件连续体理论从全新的研究角度，利用全方位多维度的研究方法考察文件运动过程及规律，揭示电子文件的连续运动过程，更好地适应了电子文件的运动特点，使文件生命周期理论得以完善发展。 “两种理论”的相同点 二、都体现了较强的实践特色 文件生命周期理论研究视角集中在文件自身，考察的是文件实体的运动过程及规律，在纸质环境下发挥了很大的作用，较好地指导了以纸质文件为主的处理工作；而文件连续体理论，则在电子时代显示其优势。 “两种理论”的相同点 三、都具有一定的局限性 文件生命周期理论产生已有半个世纪，文件管理的实践也今非昔比，其文件运动状态的不完善之处也日益显露。文件连续体理论也有其局限性，电子文件永久保存的分散性，以及原形成单位是否能够维护其真实性、完整性和可续性都还未能真正得到解决。因此其理论的认识价值和实践指导意义，均具有局限性。 黎明之光——电子文件 电子文件是电子计算机的伴生物，世界上第一台电子计算机诞生于1946年，电子文件第一次出现在世人面前。 20世纪90年代，各国开始推行电子政务，电子公文大量产生，档案学界开始深刻认识到电子文件的影响并展开研究。 电子文档与电子文件 电子文档与电子文件的关系，如同记录与文件管理的关系一样。电子文档不过是电子化记录，它只有被电子文件管理系统捕获后才能成为电子文件。 文档是为防止信息丢失或遗忘，将其记录并保存在实体介质上的信息，文档可以作为一个整体在应用背景下读出。文档包括内容（即一个或多个组成部分）和元数据。与文件不同的是文档可以被编辑和删除，而文件必须通过控制措施保持固定的状态。 电子文件的形成 电子文件生命周期 电子文件的归档 电子文件归档与非电子文件的归档在本质上没有区别，都是将文件的实体保管权限及法律保管权限移交给档案管理部门，即将经过鉴定符合归档条件并具有保存价值的电子文档转化为电子文件的过程。 电子文件可以采用逻辑归档和物理归档两种方式进行。 文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展。这是因为，文件连续体理论选择全新的研究角度、运用全新的研究方法，深入揭示电子文件的连续运动过程，展现电子文件的运动特点，是文件生命周期理论得以进一步完善。 文件连续体理论的进步性 第一，文件生命周期理论的研究视角集中在文件自身，考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律；而文件连续体理论选取的独特研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。 文件连续体理论的进步性 第二，文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法，这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感；而文件连续体理论将文件置于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件运动过程及规律，可以很好地解决上述难题。 文件连续体理论的进步性 第三，文件生命周期理论偏重于强调文件运动的阶段性，主张划清各阶段的界限，实行阶段式管理，相应使得文件管理与档案管理的界限十分清晰。相比之下，文件连续体理论更多地突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无须明确划分阶段的连续统一体，这准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的运动特点，因而适用范围更广、生命力更强。 文件连续体理论的进步性 第四，文件生命周期理论偏重于强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系，面对电子文件的自身特点以及阶段界限日益模糊的现实，文件生命周期理论自然受到挑战；而文件连续体理论不再要求相关因素的机械对应，从而更好地顺应了电子文件时代的发展要求。 * * * 一、文件连续体理论综述 二、文件连续体理论内涵 三、两个理论的比较 四、电子文件简介 文件连续体理论的发展经历半个多世纪，澳大利亚是其形成、发展和壮大的主阵地。文件连续体理论的发展历程可分为三个阶段： 第一是文件连续体思想的萌芽阶段（20世纪五六十年代）。1958年至1966年间，连续体方法首先由澳大利亚国家档案馆的专家提出。该阶段的主要贡献一是首创“连续体”术语。二是开始重视档案管理与文件管理的连续关系。 文件连续体理论的发展经历半个多世纪，澳大利亚是其形成、发展和壮大的主阵地。文件