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某某公司档案管理制度 第1章 总则 第1条 目的。 为了规范公司档案管理工作，做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作，发挥档案价值，防止公司信息泄露，特制定本制度。 第2条 档案管理体系 （1）公司成立两级档案管理体系，人事行政部下属档案室为公司档案主要责任单位，人事行政部的行政专员为兼职的公司档案管理人员；公司二级管理部门为本单位文档保管部门，均应指定专人兼职负责。 （2）档案分类、目录、编号的原则由人事行政部统一制定。公司的档案库应与公司的其他资料库，如工程施工、设计资料库等分开管理。密级档案必须保证安全。文书结案后，原稿或正本应归档，需经常性使用的，应留副本使用。 第2章 文件、档案整理 第3条 文件点收 文件结案移送归档时，根据如下原则点收。 （1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。 （2）文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。 （3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。 （4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 （5）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送人事行政部签收后，将文件归档处理。 第4条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理。 （1）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 （2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。 （3）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 第3章 档案分类 第5条 档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门]大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 第6条 档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 第7条 同一“小类”（或细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。 第8条 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 第9条 档号的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。 第4章 档案名称及编号 第10条 档案名称。 （1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 （2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示：其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。 （3）档案分类各级名称经确定后，应编制《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 （4）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 （5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第11条 档案编号。 （1）新档案。应从《档案分类编号表》查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。 （2）档案如何归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。 （3）档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。 （4）档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 第5章 档案归档管理 第12条 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 第13条 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第14条 文件保存期限，除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下表所列的规定办理。 档案保存期限一览表 类别 永久保存类 10年保存类 5年保存类 1年保存类 内容 1．公司章程 2．股东名册 3．公司组织规程及规章制度、工作细则等 4．总经理、股东会记录 5．财务报表 6．政府机关核准的文件 7．不动产所有权及其他债权凭证 8．工程设计、施工、竣工资料 9．其他规定须永久保存的文书 1．公司内部预、决算书类 2．会计凭证、账簿、报表 3．事业计划资料 4．其他规定需10年保存的文书 1．期满或已解除的合同文书 2．正在执行当中的合同文书 3．其他规定需保存5年的文书 结案后无需长期保存的文书 注：上述非永久保存的资料过期之后，必要时可以用光盘存录备查。 第6章 档案