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大型上市公司档案管理制度 第一章 总 则 第一条 根据《中华人民共和国档案法》和公司实际，为加强档案的科学管理， 规范使用，更好地为公司各项工作服务，特制订本制度。 第二条 档案工作是公司各项工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量 的必要条件，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。 第三条 公司在各项工作活动中形成的全部档案实行归口管理。文书、工程技术 档案由公司办公室统一管理；人事档案由公司人力资源部管理；财务档案由公司财 务科管理；经营档案由公司市场部经营办公室管理；物资设备档案由物资分公司管 理。 第四条 档案管理部门必须贯彻执行公司的保密、保卫制度，确保档案和档案机 密的安全。 第五条 档案管理部门应配备思想进步，具有大专以上文化水平和一定专业知 识，能够胜任工作的人员负责档案工作。档案工作人员应相对稳定，档案保管人员 调动工作时，应在离职前办好交接手续。 第二章 档案的归档 第六条 各单位、各部门凡在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由 归口部门进行整理、立卷，并定期向公司档案管理部门归档。 第七条 各单位、各部门一般应在次年上半年向公司档案管理部门移交上年度档 案,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 第八条 档案室接收的档案，应符合下列要求： （一）归档的文件材料齐全、完整； （二）归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、 立卷，案卷标题简明确切，便于保管和使用。 （三）归属存档范围的文件、资料，根据需要和可能可多保存一套或复印一份， 以保证档案的安全和方便利用。 第三章 档案的管理和提供利用 第九条 公司在各项工作活动中形成的档案，应在文书或业务部门立卷的基础 上，按照一定的要求进行分类，加工整理和保管，并编制必要的目录、卡片、索引 等检索工具，以便于文件资料的查找。档案管理部门应根据需要和可能，采用先进 技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。 第十条 档案管理部门应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利 用等情况进行统计。 第十一条 档案管理部门必须建立档案的借用 （阅）制度。公司内部一般性文件 资料的借用（阅）必须由业务部门批准（文书档案由公司办公室主任签字，其他业 务档案由部门分管领导签字），并办理借用 （阅）手续；涉及公司商业机密的文件资 料（董事会、职代会、股东会、监事会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、 决议等，重大经营决策和实施计划，企业改革方案，分配制度等）的借用（阅）必 须由董事长或总裁批准，并办理借用（阅）手续。 第十二条 公司所属的档案 （文件资料）原则上不准外借给其他单位，特殊情况 需经董事长或总裁批准。凡涉及企业管理制度的文件资料外借，必须有公司企管办 主任的签字，并办理相关借用手续。 第十三条 档案的借用（阅） （一）借用（阅）者必须爱护档案，不准污损，圈划、涂改、折角、拆卷和撕 掉卷页等； （二）借用（阅）者必须注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 第十四条公司档案资料的销毁 （一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料。 （二）鉴定档案在业务部门分管领导的主持下，由档案部门和有关业务部门组 成鉴定小组共同进行，鉴定工作结束后，应提出书面报告，由档案管理员填写《档 案资料销毁审批表》交分管领导审核，经董事长或总裁批准后执行。 （三）经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁 审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。在销毁公司档 案资料 ，必须由总裁或分管领导或办公室主任指定专人监督销毁,应指定两人负责 监销。 第十五条 档案库房应坚固，并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、 防高温等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制 或作其他技术处理。库房必须配备适宜的消防器材，并按设备要求定期检查更换； 安全使用电器设备，定期检查电器线路；库房严禁明火装置和使用电炉及存放易燃 易爆物品。 第十六条 档案管理部门要积极主动地开展档案的利用工作，为公司各项工作服 务，并注意掌握档案的利用效果。