公路工程竣工资料归档详解 课件.ppt

档案管理 二○一一年十一月 一、档案的定义 二、科技档案整理规范 一、档案的定义 档案法规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 ※档案是历史的鉴证:档案是国家宝贵历史文化财富，档案的历史价值在社会和经济发展中，在内政、外交、政治、经济、军事、文化等诸多领域一直占有突出地位，发挥着不可替代的信息支撑作用。 文件资料与档案的区别与联系 文件资料(内业资料)：零散的，完整的，有保存价值的，无保存价值的，各种纸质文件材料。 档案：已办理完毕的，经过系统整理的，有保存价值的，不同载体 二、科技档案整理规范 （一）竣工文件材料立卷归档依据标准 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 (DA/T28—2002) 二、科技档案整理规范 (二）归档工作组织与职责 ★实行项目法人负责制(公路建设项目竣工文件的编制和归档，项目法人为第一责任人，把竣工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。) 项目法人单位（指挥部）：建设管理程序、招投标制、合同管理 项目监理单位：监理工作内容 项目施工单位：档案专业人员、定岗定员 二、科技档案整理规范 （三）文件材料归档整理程序 收集（预立卷） 整理（立卷） 卷内目录 案卷目录 二、科技档案整理规范 （五）收集——预立卷制度 382号文附件1：公路建设项目文件材料收集归档单位表，即归档整理的档案顺序。 单位工程、分部、分项工程划分表：是具体施工过程中材料归档整理的档案顺序。 ★根据以上二表，做出各单位档案框架，即总目录。 ★树型结构—蜂巢式文件夹 二、科技档案整理规范 （六）公路工程文件材料收集要求 原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。 完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。 真实性。现场记录，同步进行。 准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。 规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。 二、科技档案整理规范 竣工文件编制应遵循以下原则： 1.工程文件材料的自然形成规律； 2.成套性（亦即系统性）原则，不要人为割裂其系统性，应分类科学，便于查找利用。 3.与项目建设同步性原则； 4.统一管理，分级负责。 二、科技档案整理规范 自然形成规律和成套性原则 组卷要遵循档案材料的自然形成规律和成套性的特点, 组卷要按科学分类，编排有序，便于保管和利用的原则，如招、投标和合同管理文件按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷；变更文件按变更令的顺序排列，计量支付文件按时间进行排列；施工资料按各单位、分部和分项工程的划分和工序，由小桩号至大桩号排序进行整理，每卷可由多个分项工程的资料组成和不跨分部工程组卷为原则，便于查找利用。 二、科技档案整理规范 卷内文件排序：案卷内封面—扉页—卷内目录—文件材料—备考表。 文件材料组卷厚度：应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大盒少装和小盒超装（如4厘米厚的档案盒，一般宜存放300页左右A4纸张，或100页左右A3纸张）档案盒的规格： 档案盒外形尺寸为长310mm、宽220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm，也可以根据需要设置其它尺寸。 工程质量资料整理的基本原则：以工程单元划分为基础，以里程桩号前进方向，从下（基础）到上（上部），从左到右的顺序。 二、科技档案整理规范 （九）案卷目录的编制 卷内件数 卷内页数 保管期限（施工、监理单位竣工图表保管期限填写为永久，其它文件材料填写为长期） 密级（档案馆号、密级竣工文件编制单位不填写） 备注 二、科技档案整理规范 （十）案卷目录的编制 序号 档号 案卷题名 编制单位 编制时间 三、卷内备考表上“件”的概念 “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件”。 四、整理相关质量往来文件的原则 (一)关于文件正本与不同稿本，一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 （二）关于正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也