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【建筑企业】项目部的行政管理 第一章 项目部控制的主要文件 1 合同：合同是项目有关各方签订的正式文件，应由项目资料管理员汇编成册，以供和方面人员查阅。合同一般包括以下几类： ——工程承包合同及其附属性文件； ——工程分包合同、协议及其附属性文件； ——采购合同或协议； ——劳务合同或协议； ——项目承包责任书及附属性文件； ——土地租赁、地方政府部门颁发的管理责任书，财产保险等方面的合同文件； ——其它方面的合同。 合同的分类也可由项目部根据具体实际情况而定。 2 项目施工组织设计和项目计划 2.1 施工组织设计； 2.2 临时设施计划； 2.3 施工进度计划； 2.4 质量控制计划； 2.5 工程竣工验收和交工计划。 3 项目主要人员名单和通讯地址 3.1 我方项目主要人员、职务、职责分工、通讯联络； 3.2 甲方主要人员、职务、通讯联络； 3.3 各分包的主要人员、职务、通讯联络； 3.4 地方有关政府部门的负责人、职务、通讯联络； 3.5 其它。 4 总进度计划 总进度计划一般用网络图或横道图表示，并标出主要的关键控制点。 5 项目成本管理资料 5.1 项目预算成本书； 5.2 项目承包基数测定书； 5.3 项目成本计划书； 5.4 项目成本分析和经济活动分析资料或会议纪要。 6 项目设计文件 6.1 项目设计数据（技术、水文、地质等，由甲方供）； 6.2 项目设计说明； 6.3 项目设计图纸； 6.4 项目图纸答疑； 6.5 其它有关的设计资料。 7 标准、规范和通用作业指导书手册 7.1 国家或行业标准规范目录《局〈公司〉制订》； 7.2 地方（省、市）规定（局或公司所在地提供）； 7.3 通用作业指导书《局〈公司〉科技部门制订》。 8 质量体系文件、项目管理文件、其它文件资料： 8.1 质量体系文件、项目管理文件（在项目经理部成立时由局或公司办公室发给）。 8.2 其它文件资料（由局或公司办公室在项目管理过程中陆续发给）。 第二章 项目部收发文规定 1 公文办理一般包括登记、分办、批办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；凡项目部收文，由项目部综合办公室或项目部资料保管员签收登记。 2 公文登记后，由项目部综合办公室根据项目部经理批示，转交项目副经理阅。如需转交项目有关职能人员阅办，应由项目部资料保管员送交，并经登记、签收后方可送交。 3 阅读文件应按规定范围。涉及管理、技术、财经、合同、预算等方面的秘密文件，只能在项目部资料保管室内阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退回。秘密文件和资料，项目经理部有关人员均不得携离资料保管室或办公室。 4 项目部各职能人员或有关责任人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。 5 项目部实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。 6 公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当月的文件应于下月15日前整理完毕。项目竣工交付后，项目部保存的资料一次性向局、公司档案管理部门办理移交。文件资料的管理情况将作为项目部考核和兑现的一个重要依据。 7 项目部有关管理人员调动时，应将文件资料（包括施工记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送项目文件资料保管员处保管。 8 没有存查必要的文件和资料，经局（公司）档案资料主管负责人鉴定和项目部经理批准，由项目部综合办公室负责定期销毁。涉及企业秘密的文件资料，不准作废品出售，应烧毁或粉碎。 第三章 项目部档案资料保管制度 1 项目文件资料管理的范围 1.1 商务往来文书：来文、发文副本、内部公文、电报、传真、电子邮件等； 1.2 财务存档资料：支票、账薄、财产目录、统计及会计资料等； 1.3 原始单据类：订购合同、购货单、调拨单、验收单等； 1.4 重要文件类：法律文件、交易契约、标准、规范、企业内部规定； 1.5 重要图表：设计文件、施工计划图、进度表等； 1.6 记录要件：施工日志、施工记录； 1.7 会议资料：会议记录、会议纪要等； 1.8 施工技术、质量、安全等方面的资料； 1.9 电脑资料：磁带、光盘等； 1.10 声像资料：录像带、录音带、照片（底片）、磁盘、光盘等。 2 项目文件资料临时归档办法 2.1 随时收集项目经理部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。 2.2 文件资料整理原则： a制度一套能充分解决项目经理部文件记录保存管理制度。无论是按什幺形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档