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证件管理规定 一、目的 为加强公司证件的管理工作，有效地保护和利用各种证件，防范风险，维护公司合法权益，特制定本规定。 二、范围 适用于涉及机电公司产品质量、市场开拓的报告、资质、证明等所有有效证件。本规定所称的证件是指公司荣获的荣誉证书、生产许可证、CCC认证、入网证书、会员证书、产品鉴定证书、专利证书、各级检验报告等各类企业证件（以下简称证件）。 三、职责 （一）公司各部门、员工均有保护证件的责任和义务。 （二）市场部职责：市场部负责证件的整理、保管、备案、登记、预警、协助年审变更等工作，全面做好证件的管理工作，保证证件的有效性。 （三）证件管理员职责：市场部标书制作员兼任证件管理员，负责建立到期预警机制，确保证件的持续有效，并保证证件的安全和方便利用。 （四）各单位、部室职责：证件相应单位、部室负责证件的办理、复审、年审、变更工作并承担相应费用。市场开拓类证件，相应市场负责人及所在科室为第一责任人。 四、管理流程 （一）整理办法 1、收集接收与保管：市场部统一对公司证件进行收集保管。各单位、部室在取得证件后2个工作日内同市场部证件管理员办理完成证件交接手续（见附件1）。移交的证件必须是有效的，无污损、无残缺。 2、整理及分类：根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理。 （二）借用程序 员工不得随意外带公司重要证件的原件，因工作需要必须借用证件原件的，应填写《证书原件借用申请单》（附件2），经市场部经理、总经理签批同意后方可借用，并在承诺归还日期内归还；到期不能归还的，需重新续签《证书原件借用申请单》。外单位须经总经理、董事长签批后借用。经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予以下处罚： 1、写出书面检查。 2、协助有关人员办理补办手续，并承担证件办理的一切费用。 3、赔偿公司造成的一切损失。 （三）被借用的证件由证件管理员进行登记，注明借用人、借用证件的名称、原因、借用时间、借用期限。若证件需在外长期使用，须经总经理、董事长签批并到市场部备案后由使用单位专人保管，并由证件管理员留存证件扫描件备案。 （四）档案备份及预警制度 1、公司所有有效值证件必须扫描备份，利用电脑进行数字化处理和保存。 2、市场部进行证件预警工作，在证书年检、换证、变更时间前60天书面通知相关单位，并每周进行调度，直至证件变更完成。各单位积极做好证书的年检、换证、变更工作，确保证件的有效性。 （五）销毁：证件脱离有效期后，若需销毁由证件管理员报总经理、董事长批准后进行销毁。销毁时由行政部、质量安全部负责监督，并在销毁清单上签字。 （六）处理条例 1、各单位、部室取得证件或借用完毕后及时交市场部，每推迟一天，分别给予责任人、单位负责人罚款50元处理；预警每推迟一天，分别给予证件管理员、市场部负责人罚款50元。 2、损毁、丢失或擅自销毁企业证件；擅自向外界提供、摘抄企业证件；擅自涂改、伪造证件；未及时上报归档或管理不善的证件管理者；未按手续借用、外带或者越级借用者（证书管理者同罚）酌情给予罚款100-1000元处理；若构成犯罪，依法追究刑事责任。 本规定自下发之日起执行。 附：附件1《预警通知单》 附件2《证书原件借用申请单》 万达机电有限公司 二〇一〇年三月十三日 附件1 预警通知单 序号 发证单位 证书名称 编号 入网产品 颁证/最终复审日期 有效日期 备注 市场部负责人： 预警人： 单位负责人： 证件负责人： 预警时间： 附件2： 证书原件借用申请单 经办人 证件名称 借用时间 归还时间 借用原因 申请人： 单位负责人意见 单位负责人： 市场部意见 市场部经理： 总经理意见 总经理： 董事长意见 董事长： - 1 -