集团参展管理规定.docVIP

XX集团参展工作管理规定 第一章 总则 第一条 为规范集团参展工作，加强集团品牌推广，有效协助实体公司开发市场和客户，特制定本规定。 第二条 本规定所指“参展”包括金属（材料）行业协会、媒体主办的各类展览会、交易会、研讨会等与集团主业相关的专业展会。 第三条 集团参展工作依照“统一品牌形象、突出参展主题、相关单位参与、合理分担费用”的原则进行。 第四条 本规定适用集团各单位（以下简称单位）参与展会的一切事务管理。包括参展流程、参展要求、参展费用等。 第二章 参展流程 第三条 集团参展工作由市场营销部负责管理。单位提出参展申请，经集团市场营销部审核并报集团领导批准后，单位自行组织实施，集团市场营销部给予协助。 第四条 单位参展流程分为：申请、批准、筹备、布展、验收、组织参展、参展评估。 第五条 单位确认参展需求后，选择好符合行业特性的展会，由单位行政管理部门向市场营销部提交《XX集团 公司参展申请表》（见附表1，简称“申请表”）。申请表应在“展会概况”栏目内详细载明“展会的知名度和影响力、单位参展的推广方向、参展目的，往届的参加情况以及参展的效果”。 第六条 市场营销部在收到参展申请后，于5个工作日内，提交集团领导审批，并将结果回复单位。 第七条 单位在收到回复后，展会筹备单位开始着手展会筹备工作。其中，属于实体单位联合参展的，由市场营销部牵头筹备；属于实体单位单独参展的，由单位自行筹备。筹备工作包括但不限于以下内容： （1）与主办单位取得联系，确认展位； （2）参展文件的下发； （3）展位的设计、展品的选择及布置方案； （4）参展宣传资料、影像的准备； （5）参展接待人员和观展人员的组织安排； （6）参展接待人员的培训及要求（服装、资料、客户登记及访谈要求、工作纪律及注意事项等）； （7）参展相关后勤（交通、住宿、吃饭等）工作安排； （8）撤展工作（展位拆卸、物资运输等）安排； （9）参展评估总结的安排。 第八条 上述筹备工作（3）、（4），必需经市场营销部、集团营销分管副总审核。 第九条 在展位设计中涉及企业标识使用的，需遵照集团VI手册使用标准，不得擅自对标识进行更改和组合。 第十条 展会筹备单位需邀请3-4家专业展位设计公司进行设计比稿，选择最佳方案，确定展位设计公司并签订合同，安排设计公司施工。 第十一条 展位设计公司施工结束后，由展会筹备单位负责人（或授权人）依据定稿效果图对展位施工效果进行验收，对未达效果的施工，进行整改，双方满意后，签订验收合同。 第十二条 展会筹备单位负责人（或授权人）需全程跟踪第七条涉及的筹备工作的落实情况，确保展会的顺利进行，提升参展质量及效果。 展会现场，参展接待人员、工作人员、观展人员应服从展会筹备单位负责人的组织安排，在展会过程中遇到突发事件，向展会筹备单位负责人请求帮助，给予解决。 第十三条 展会筹备单位负责人应在撤展结束后10个工作日内向集团公司提效全面系统的参展报告，对展会的效果和缺陷做评估，为下一次参展积累经验。 第十四条 各单位参展接待人员需在撤展结束后2个工作日内，向展会筹备单位提交参展成果总结。 第三章 展会费用 第十五条 展会费用主要包括四方面费用。其一，展位费用（租赁费用、管理费、展位设计安装费）；其二，展品及印刷品费用；其三，工作人员差旅费用；其四，其他不可预见且无法归入上述三类费用的费用。 属于实体单位联合参展的，由市场营销部牵头进行展会费用的分摊安排。 属于实体单位单独参展的，由本单位自行承担相关费用。 第四章 附则 第二十一条 本办法自2011年 2月1日执行。 第二十二条 本办法解释权在市场营销部。 附表1 XX集团 公司参展申请表 申请单位 展会名称/主办单位 展会时间/地点 展会概况 参展展位面积及费用预算 申请单位 负责人意见 市场营销部 意见 主管领导 意见 批复 备注