员工档案信息管理办法.doc

员工档案管理办法 1 目的 为规范公司员工档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，制定本。 ② 未经允许员工不得查阅本人档案，；如需要查阅有关内容，必须由人事主管陪同查阅； 员工档案不得私自删除或带出，可在人事主管陪同下复印所需资料。 2 适用范围 3 术语定义 员工档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及4．1 全体员工档案的建立、管理工作由各应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的档案的建立、更新工作。4.2.1部门领导5.2.1.1 员工档案应在，由负责将员工资料收集完整5.2.1.2 薪酬福利专员对资料进行审核，发现有资料不完整的及时向相关和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。5.2.1.3 薪酬福利专员应将档案资料分类存放、严格保管。5.2.2.1在公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、职务异动，应及时整理相关资料。5.2.2.2 员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时同时应在《》中登记。5.2.2.3人力资源本着对员工负责的态度，按照档案管理的有关规定，定期档案建立后，由人力资源按照档案管理的有关规定统一保管档案及档案查阅、借阅管理 有下列情形之一时，方可查、借阅档案：a. 了解所属员工基本情况；b. 员工晋升、降职； c. 员工奖惩； d. 员工调动。 查阅档案的手续 a. 须查阅人员档案时，查阅人持所属签批的《人事档案查阅/借阅单》，经人力资源签核后，即查阅所需的资料。 b. 查阅档案，必须在内完成；不准将有关资料私自带出或复印。 借阅档案的手续 a. 须借阅人员档案时，借阅人持所属签批的《人事档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可办理借阅手续。 b. 员工档案的借阅期限，一般为天，特殊情况可延长至。借阅人必须保证资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。 c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，有责任进行追索。 d. 归还档案时，应依《人事档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。 e. 因工作需要需员工档案的,由。 档案的借阅及者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。应及时将人事信息归档，及时记录，及时，保证实存档案信息与存储信息一致。 离职人员档案的处理本办法自颁布之日起开始执行。 内容 项目 姓 名 部门及职务 备 注 被借阅人 借阅人 借阅档案 理由 主管领导 签字 行为实施环节 人力资源科 相关部门以及相关人员 招聘专员 薪酬福利专员 管 理 行 为 交薪酬福利专员备案 填《查阅、借阅人事档案审批表》，并由该部门领导签字 员工档案 需要借阅、查阅 对收集上来的资料进行审核 存档 交予借阅、查阅档案人员 将新入职员工报到所需资料收集完整报到