2008年北京奥运会项目管理信息化应用探索研究.pdf

2008年北京奥运会项目管理信息化应用探索 曹 蕾 (北京奥组委，北京100083) 【摘要】奥运会是一个超大规模、涉及子项日种类繁多、各子项目问关联密切、项目干系人众 多的组合项日。将项目管理应用于奥运会筹办工作并非易事，如何建立一个统一的项目管理信 息平台、建立起统一的工作规范、所有参与者使用共同的项目管理语言，这对于顺利推行项目管 理，并使其为奥运会的成功举办保驾护航具有至关重要的作用。 【关键词】奥运会项目管理信息系统架构与应用 2001年7月13日，北京成功获得了2008年奥运会举办权，举国欢腾。在北京举办奥运会，这对于北 京和中国而言是一次难得的历史机遇，这也是第一次由一个发展中国家的城市来主办奥运会。为确保实 现举办一届“有特色、高水平”奥运会的目标，北京同时将面临巨大的挑战，尤其是筹办过程中的组织管理 能力和水平将经受一次严竣的考验。 根据国际奥委会的指导建议以及近几届奥运会所积累的宝贵经验，北京奥组委在筹办过程中引进了 现代项目管理的方法和工具，并且在项目管理信息化建设方面取得了一些有价值的经验和成果。我们希 望所取得的经验和成果，对于在国内其他行业的项目管理应用，尤其是对于举办重大国际性大型活动(如 世界博览会)的组织管理工作能带来有益的启示。 1北京奥组委项目管理信息系统的应用背景 1．1奥运会项目的特点 奥运会是一个超大规模、涉及子项目种类繁多、各子项目间关联密切、项目干系人众多的组合项目。 从规模上看，奥运会涉及的参与人员达到数百十万以上，包括运动员、技术官员、媒体记者、奥林匹克 大家庭成员贵宾(国际奥委会官员及特邀贵宾、国际单项体育组织贵宾、国家和地区奥委会贵宾、合作伙伴 和赞助商贵宾等)、国际与国内贵宾、奥运会志愿者、奥运会观众等。 从涉及的子项目看，奥运会将覆盖体育竞赛、国际联络、场馆建设、场馆管理、环境保护、市场开发、票 务、技术系统、互联网、安保、交通、注册以及餐饮、住宿、观众服务、医疗服务与兴奋剂控制等运动会服务、 开闭幕式与火炬接力、主题文化活动、媒体运行、新闻宣传、教育、人事、财务、采购与物流、法律、保险与风 险管理、后勤保障等约40个领域。 从子项目之间的关联度看，几乎每一个子项目都与其他子项目有很密切的关联关系。这里仅以几个 核心点略作描述：体育竞赛，涉及与场馆建殴、场馆管理、技术系统、票务、体育器材采购、运动会服务、媒体 运行等众多其他领域有直接关系，与所有领域都有间接关系；场馆管理，几乎所有领域赛时均要进入场馆， 组成场馆团队，按场馆进行运作；市场开发，所有合作伙伴、赞助商、供应商的征集工作与各领域的实际需 求紧密结合；开闭幕式，与体育竞赛、场馆建设、场馆运行、运动会服务、采购与物流等几乎所有领域均有直 接关系；风险管理，服务于所有领域，如果涉及风险转移，则以保险方式解决。 从项目干系人看，除奥组委之外，国际方面包括国际奥委会、国际单项体育组织、各国家和地区奥委 会、国际媒体、国际合作伙伴和赞助商，国际观众，国内方面包括主办城市政府、中央和国务院相关部委、协 办城市(香港、青岛、上海、沈阳、天津、秦皇岛)、国内合作伙伴和赞助商、国内观众等。 工程管理论文集 所有上述复杂特点全集于奥运会一身，因此可以说奥运会已完全超越体育本身，项目的目标也是多维 的，“有特色、高水平”是一个综合评价的标准。 1．2奥运会项目管理的特点 基于奥运会项目本身特点的分析，在奥运会中应用项目管理也有不同于一般项目管理的特点，主 要有t 从单项目管理看，具有相对的独立性，可以应用项目管理的一般方法与工具，可以从项目的生命周期 全过程(启动、计划、执行、控制、结束)应用项目管理的工作结构分解、关键路径分析等方法； 从多项目组合管理看，宜选择合适的项目管理成熟度模型，确定合理的成熟度目标，选择短期见效的 应用工具，确定重点项目以及相关的协作关系，以点带面，实施基于进度计划的项且组合管理模式。 从组织机构看，由于奥组委本身与奥运会的生命周期一致，因此应制定不同于航天、IT等项目的战 略，初期建立职能式组织机构，根据赛时运行的需求，在场馆化阶段迅速建立起矩阵式组织机构。 从与奥组委之外单位的协作关系以及中国国情来看，项目管理的应用要考虑到相关政府机构对项目 管理的认识水平，制定切实可行的战略。例如，与北