挖掘Outlook的日历与计划的功能.docVIP

挖掘Outlook的日历与计划的功能王主任自从出差回来，每天都把工作安排得满满的，雪儿一个劲儿地叫苦，说搞得大家丢三落四、忘东忘西，头儿天天有借口训我们。前几天我又忘记了给公司的报表，挨了批。后来听冰雪儿说，可以使用Office XP中Outlook提供的日历与计划来提醒日常工作安排，看来真得试试了，免得总挨训^_^。安排约会 　　首先来安排一个约会，启动Microsoft Outlook后，点击左侧面板的［日历］按钮切换到日历视图（如图1）。视图左边是当天的时间段。在右上方选择区域可以切换当前日期，右下方是日程表，在这里可以安排一天的活动。 图1建立一个约会的方法是，点击［文件］→［新建］→［约会］命令，打开建立约会对话框（如图2），在这里可以设置会议主题、地点、开始和结束时间，并且要选中“提醒”选项，设置好提醒的时间。如果要自定义此约会或会议的提醒声音，单击后面的［喇叭］按钮，然后选择要播放的声音即可。此外，还可以根据需要设置好约会的联系人，以及类别等消息。 图2在很多情况下，有些工作是周而复始的，这样可以设置约会重复发生。单击［重复周期］按钮，在打开的对话框中（如图3），设置“约会定期模式”为“按天”、“按周”、“按月”、“按年”等方式，选择相应的模式后，还可以在“重复范围”中选择“无结束日期”，这样那些周而复始的工作就不会被忘记了。当然了，还可以设置重复提示的次数，以及此次约会的结束时间等。最后单击［确定］按钮返回，并点击［保存并关闭］按钮保存此次约会。 图3宇飞提示：通过设置约会事件，可以安排一天中需要提醒的活动，使用起来非常方便，而且还可以定义提醒时间、日期等。创建约会的方法还有：选定一段时间，单击鼠标右键，再单击快捷菜单上的“新建约会”或“新定期约会”命令也可以。小组日程很多情况下，都是由一个小组来共同完成一项任务，那么就要充分利用小组日程来安排工作进程和会议，这样就可以看到许多人或资源的联合日程了。Microsoft Outlook允许创建并保存多个小组日程，每个都显示一组人或资源。比如一个小组日程可能包含部门内的所有雇员。首先来创建一个小组日程，单击工具栏的［日程表］按钮打开“小组日程对话框”，单击［新建］按钮后，在对话框中输入小组日程的名称，然后单击［确定］。在打开的小组中（如图4），单击“添加其他人”，选择“添加自通讯簿”或“添加公用文件夹”，然后选择名称或公用文件夹，单击［确定］按钮。在小组日程中可以安排会议、发送邮件等，只要点击［安排会议］按钮，在打开的选单中选择相应的命令即可。完成小组设置后，保存并关闭即可。查看小组日程很简单，单击工具栏的［日程表］按钮，在列表中选择要查看的小组日程后单击［打开］即可。删除小组日程可以选择需要删除的小组日程，然后单击［删除］按钮。 图4宇飞小结：这次我们介绍了如何使用Outlook安排约会以及小组日程的使用，充分使用这些功能，不但可以加强个人事务的提醒，对于公司内部的会议、团队协作都能起到良好的协调作用，更加有利于工作效率的提高。呵呵，自从使用了日历功能，王主任一直没有抓住我的把柄，这几天他还纳闷呢，怎么他无论安排什么工作，大家都没忘呢？嘿嘿，用冰雪儿的话说，人算不如天算